Внедрение информационной системы проектирования бизнес-архитектуры организации Business Studio

Целью проекта является формализация в программном продукте Business Studio моделей бизнес-процессов, распределения обязанностей между руководителями различного уровня, формирование в электронном и бумажном виде информационной базы взаимоувязанной регламентирующей документации, а также внедрение технологии управления изменениями информационной базы деятельности организации.

В рамках Проекта будут решены следующие задачи:

  • Обучение руководителей и ключевых специалистов технологиям управления деятельностью организации и подчиненными работниками, проектированию бизнес-процессов, организационному проектированию, технологиям управления по целям и показателям;
  • Разработка (актуализация) модели бизнес-процессов верхнего уровня и модели распределения ответственности в программном продукте Business Studio;
  • Разработка методики применения системы Business Studio, учитывающую специфику деятельности организации;
  • Внедрение информационной системы регламентации деятельности;
  • Разработка организационной структуры в программном продукте Business Studio;
  • Формирование организационных диаграмм по каждому структурному подразделению;
  • Разработка справочника физических лиц в программном продукте Business Studio;
  • Разработка справочников бизнес-ролей и внешних субъектов в программном продукте Business Studio;
  • Разработка классификатора документов в программном продукте Business Studio;
  • Разработка справочников информационных систем и ТМЦ в программном продукте Business Studio;
  • Моделирование пилотных бизнес-процессов с детализацией на 3–4 уровня в нотациях IDEF0, CFFC, BFC, EPC, BPMN;
  • Разработка шаблонов «Регламент выполнения бизнес-процесса», «Регламент процедуры», учитывающих специфику работы Заказчика;
  • Заполнение параметров бизнес-процессов и процедур;
  • Разработка регламентов бизнес-процессов, регламентов процедур по пилотным бизнес-процессам;
  • Подготовка (обучение) персонала, способного развивать и поддерживать систему Business Studio самостоятельно.

В результате выполнения Проекта Заказчик получит:

Инструмент для формализации решений процессного управления и управления регламентацией деятельности, позволяющий:

  • осуществлять сквозное проектирование в указанной области от процесса верхнего уровня до функциональных инструкций конкретных исполнителей;
  • обеспечить унификацию управленческой информации, для анализа деятельности организации и принятия управленческих решений;
  • повысить степень вовлеченности персонала в улучшение деятельности организации, регламентировать зоны ответственности руководителей и работников, выстроить взаимодействия структурных подразделений и исполнителей различных работ;
  • минимизировать трудозатраты на поддержание документации системы управления в актуальном состоянии;
  • создать основу для эффективного внедрения информационных систем управления ресурсами, документами, отношениями с клиентами и т. п.

Место оказания услуг

Офис заказчика.

Исполнитель и Заказчик услуг

Исполнитель: ИП Лозовицкий Игорь Борисович.

Программа обучения «Управление бизнес-процессами, внедрение процессного подхода у управлению»

День 1. Обучение руководителей и ключевых специалистов

Цель обучения

Подготовить руководителей и ключевых специалистов Общества к выполнению проекта по моделированию, регламентации и оптимизации бизнес-процессов, дать знания в области управления организацией, проектирования бизнес-процессов, разработать модель бизнес-процессов верхнего уровня и модель распределения ответственности за бизнес-процессы верхнего уровня, сформировать план-график работ, познакомиться с информационными технологиями регламентации бизнес-процессов и формирования организационно-распорядительной документации.

Понятие бизнес-архитектуры. Процессы в бизнес-модели компании
  • Эволюция описаний бизнес-архитектуры;
  • Модели корпоративной архитектуры и ее частные проекции;
  • Логика построения бизнес-архитектуры;
  • Сценарий пошагового расширения корпоративной и бизнес-модели «от стратегии»;
  • Сценарий пошагового расширения корпоративной и бизнес-модели «от структуры»;
  • Разработка корпоративной архитектуры «как надо»;
  • Революция информационных технологий;
  • Компоненты электронных моделей и регламентов компаний;
  • Построение системы управления изменениями;
  • Общая схема начального структурирования компании.
Выделение и классификация бизнес-процессов
  • Подходы к моделированию процессов;
  • Алгоритм построения модели бизнес-процессов;
  • Классификация бизнес-процессов;
  • Характеристика процессов;
  • Методика выделения бизнес-процессов верхнего уровня;
  • Примеры моделей бизнес-процессов верхнего уровня;
  • Владелец бизнес-процесса, границы бизнес-процесса, зона ответственности;
  • Модель закрепления ответственности за бизнес-процессы;
  • Экспертное, организационное и эмоциональное лидерство;
  • Сравнительные характеристики различных стилей руководства;
  • Варианты развития бизнес-процессов организации;
  • Направления использования модели процессов верхнего уровня;
  • Декомпозиция модели бизнес-процессов верхнего уровня;
  • Шаблон для заполнения параметров бизнес-процесса верхнего уровня;
  • Карточка бизнес-процесса (пример из практики);
  • Правила разработки классификатора функций.
Пошаговое моделирование бизнес-процесса
  • Цели моделирования бизнес-процессов;
  • Правила моделирования бизнес-процессов;
  • Логическая структура моделей;
  • Текстовый, табличный и графический способы описания бизнес-процесса;
  • Вопросы, которые интересуют пользователей при моделировании процессов;
  • Идентификация процесса, основные параметры;
  • Выбор фокуса при моделировании процесса;
  • Методика моделирования бизнес-процесса;
  • Правила моделирования бизнес-процессов, назначение и область применения;
  • Последовательность моделирования бизнес-процесса;
  • Декомпозиция, вложенные бизнес-процессы;
  • Описание потоков;
  • Понятие нотации моделирования;
  • Оргструктура бизнес-процесса.
Нотации моделирования — инструменты процессного подхода
  • Использование различных нотаций для детализации описания бизнес-процессов;
  • Формирование модели бизнес-процесса в нотации IDEF0;
  • Пример описания процесса в нотации IDEF0;
  • Диаграмма процессов Basic Flow Сhart;
  • Кросс-функциональная диаграмма (Cross-functional Flow Сhart);
  • Горизонтальное и вертикальное взаимодействие;
  • Описание модели процессов рабочих мест;
  • Нотация моделирования eEPC. Пример диаграммы. Основные объекты;
  • Нотация моделирования BPMN. Пример диаграммы. Основные объекты;
  • Политика описания бизнес-процессов (Политики, Порядки, Инструкции);
  • Автоматизированные рабочие места должностных лиц;
  • Подходы регламентации бизнес-процессов;
  • Публикация бизнес-архитектуры организации в Web;
  • Доведение информации до исполнителей (HTML-Публикация);
  • Матрица «процессы — ответственные»;
  • Система взаимосвязанных информационных моделей деятельности предприятия;
  • Business Studio, общая архитектура и пользовательский интерфейс;
  • Business Studio как средство описания бизнес-архитектуры компании, формализации стратегии компании, генерации отчетов.
Совершенствование системы управления
  • Подход к управлению по показателям;
  • Соотношение основных и «поддерживающих» работ при внедрении системы процессного управления;
  • Проблемы при внедрении процессного подхода к управлению.
Основные параметры проекта по внедрению процессного управления в организации (практическая работа)
  • Цели и задачи проекта;
  • Укрупненный план-график типового проекта;
  • Создание модели процесса, основные роли;
  • Ответственный за предметную область и за моделирование;
  • Типовые результаты проекта;
  • Разработка модели бизнес-процессов верхнего уровня (обсуждение проекта модели с руководителями и ключевыми специалистами);
  • Разработка модели распределения ответственности за бизнес-процессы верхнего уровня (обсуждение проекта модели с руководителями и ключевыми специалистами);
  • Обсуждение логической структуры модели бизнес-процессов (выбор нотаций моделирования);
  • Обсуждение структуры регламентирующих документов;
  • Предложения по регламентации бизнес-процессов;
  • Порядок разработки, согласования и утверждение регламентов бизнес-процессов;
  • Риски и проблемы проекта;
  • Эволюция системы управления;
  • Управление по ценностям;
  • Последствия внедрения процессного подхода к управлению.

День 2–3. Обучение ключевых специалистов использованию программного обеспечения «Business Studio»

Цель обучения

Подготовить участников рабочей группы к моделированию и регламентации бизнес-процессов, освоить основные возможности ПО «Business Studio».

Презентация основных возможностей ПО «Business Studio»
  • Назначение системы ПО «Business Studio»;
  • Основные возможности ПО «Business Studio»;
  • Структура моделей, нотации моделирования, используемые в ПО «Business Studio»;
  • Принцип формирования регламентирующей документации в ПО «Business Studio»;
  • Имитационное моделирование и ФСА;
  • Расчет численности структурных подразделений;
  • Разработка ТЗ на внедрение информационных систем;
  • Мастер отчетов ПО «Business Studio»;
  • HTML-публикация;
  • Business Studio Portal;
  • Передача схем процессов на исполнение в BPM-системы;
  • Контроль показателей и достижения целей. Business Studio Portal и Кокпит;
  • Сбор значений через MS Excel;
  • Контроль бизнес-процессов на основе данных ИТ-систем;
  • Анализ несоответствий и их последствий;
  • Поддержка СМК;
  • Планирование и проведение аудитов;
  • Результаты и эффекты от использования;
  • Ключевые преимущества системы.
Обзор среды моделирования
  • Выбор конфигурации установки ПО «Business Studio»;
  • Формирование новой базы данных, загрузка/выгрузка баз данных, удаление баз данных;
  • Обзор демо базы.
Моделирование бизнес-процессов
  1. Разработка нормативно-справочной информации:
    • Формирование классификаторов:
       ○  Бумажные и электронные документы;
       ○  ТМЦ;
       ○  Информации о внешней среде;
       ○  Программные продукты;
       ○  Наборы объектов.
    • Заполнение параметров объектов;
    • Прикрепление шаблона документа в Business Studio;
    • Создание ссылки на шаблон документа.
  2. Моделирование бизнес-процессов:
    • Нотации моделирования, поддерживаемые в Business Studio;
    • Правила моделирования для нотации IDEF0;
    • Построение контекстной диаграммы в нотации IDEF0;
    • Построение диаграммы бизнес-процессов верхнего уровня в нотации IDEF0;
    • Диаграммы функции верхнего уровня;
    • Описание границ модели;
    • Понятие внешней ссылки;
    • Правила заполнение карточки процесса в нотации IDEF0.
  3. Построение отчетов:
    • Регламент процесса;
    • Описание процесса;
    • Проверка правильности построения диаграммы SADT.
  4. Работа со стрелками диаграмм:
    • Прикрепление объектов к стрелкам диаграмм в нотациях IDFE0 и CFFC;
    • Понятие туннелирования стрелок;
    • Правила удаления стрелок;
    • Правила ветвления стрелок;
    • Правила слияния стрелок.
Справочники в Business Studio
  • Работа со справочником Процессов;
  • Работа со справочником Стрелок;
  • Работа со справочником Событий;
  • Работа со справочником Физических лиц;
  • Работа со справочником Контактов;
  • Работа со справочником Субъектов (Должность, Подразделение, Роль, Внешний субъект);
  • Работа со справочником Объекты деятельности;
  • Работа со справочником Цели и показатели.
Проектирование организационной структуры
  1. Понятие бизнес-роли.
  2. Понятие внешнего субъекта.
  3. Формирование организационной структуры компании.
  4. Построение организационной структуры компании.
  5. Понятие функционального подчинения.
  6. Правила выбора уровня иерархии у организационных диаграмм.
  7. Отображение дополнительных параметров на организационных диаграммах.
  8. Разработка справочника физических лиц.
  9. Назначение физических лиц на должности.
  10. Понятие контактов физического лица и должности.
  11. Правила заполнения параметров должности и подразделения.
  12. Назначение владельцев, исполнителей и участников бизнес-процессов.
  13. Построение отчетов:
    • Положение о подразделении;
    • Должностная инструкция;
    • Список сотрудников;
    • Описание должности;
    • Описание подразделения;
    • Матрица ответственности процесса;
    • Матрица ответственности субъекта.
Моделирование бизнес-процессов с использованием нотации Basic Flowchart и Cross-functional Flow Сhart
  1. Правила моделирования для нотации Basic Flowchart и Cross-functional Flow Сhart.
  2. Построение диаграммы в нотации Basic Flowchart и Cross-functional Flow Сhart.
  3. Описание взаимодействия участников процедуры.
  4. Понятие междиаграммной ссылки.
  5. Отображение дополнительных параметров на диаграмме.
  6. Понятие процесс-ссылка.
  7. Описание документооборота.
  8. Правила заполнение карточки процесса в нотации Basic Flowchart и Cross-functional Flow Сhart.
  9. Построение отчетов:
    • Регламент процедуры;
    • Документооборот процесса;
    • Описание процедуры;
    • Проверка правильности построения диаграммы.
Моделирование бизнес-процессов с использованием нотации EPC
  1. Правила моделирования для нотации EPC.
  2. Построение диаграммы в нотации EPC.
  3. Правила визуального расположения элементов на диаграмме.
  4. Присвоение статусов документам.
  5. Правила работы со стрелками.
  6. Правила заполнения карточки процесса в нотации EPC.
  7. Построение отчетов:
    • Регламент процесса;
    • Описание процесса;
    • Документооборот процесса;
    • Проверка правильности построения диаграммы EPC.
Моделирование бизнес-процессов с использованием нотации BPMN
  1. Правила моделирования для нотации BPMN.
  2. Построение диаграммы в нотации BPMN.
  3. Правила выбора типа события.
  4. Правила выбора триггера события.
  5. Использование шлюзов на диаграмме.
  6. Правила работы со стрелками.
  7. Построение отчетов:
    • Регламент процесса;
    • Описание процесса;
    • Документооборот процесса.
Разработка целей и показателей бизнес-процессов
  • Создание классификатора целей;
  • Создание классификатора показателей, направленных на достижения целей;
  • Методика построения стратегических карт;
  • Построение стратегической карты;
  • Отображение дополнительных параметров на стратегической карте.
Контроль выполнения стратегии
  1. Определение целевого, плановых и фактических значений показателей.
  2. Сбор значений показателей (Business Studio Portal).
  3. Расчет значений показателей при помощи формул.
  4. Понятия «оценка выполнения показателя» и «оценка достижения цели», связь между ними.
  5. Определение ключевых показателей эффективности KPI (Key Performance Indicators) бизнес-функций и процессов.
  6. Отображение степени достижения целей и показателей на стратегической карте.
  7. Построение отчетов:
    • Отчет по цели;
    • Отчет по показателю;
    • Значение показателя за период;
    • Стратегическая карта;
    • Портал цель.
Формирование регламентирующей документации
  • Пакетное формирование отчетов;
  • Формирование HTML-публикации;
  • Business Studio Portal;
  • Ознакомление с возможностями создания собственных шаблон отчетов в Business Studio.

День 4–6. Консультирование участников рабочей группы по моделированию и регламентации бизнес-процессов (практическая работа)

Цель работы

Разработать Правила моделирования бизнес-процессов, наполнить основные справочники «Business Studio» информацией для моделирования и регламентации бизнес-процессов, настроить шаблоны регламентирующих документов, учитывающие специфику работы организации, совместно с участниками рабочей группы выполнить моделирование пилотных бизнес-процессов в ПО «Business Studio».

А также подготовить персонал, способный развивать и поддерживать систему Business Studio самостоятельно.

Разработка правил моделирования бизнес-процессов
  • Выбор подхода к классификации бизнес-процессов;
  • Уточнение и утверждение модели бизнес-процессов верхнего уровня;
  • Описание логической структуры моделей;
  • Описание объектов моделирования;
  • Выбор и описание нотаций моделирования.
Разработка справочников в «Business Studio»
  • Разработка организационной структуры в программном продукте Business Studio;
  • Формирование организационной диаграммы Компании;
  • Формирование организационных диаграмм по каждому структурному подразделению;
  • Разработка справочника физических лиц в программном продукте Business Studio;
  • Назначение физических лиц на должности в программном продукте Business Studio;
  • Настройка отображения количества работников в структурных подразделениях, штатных и вакантных ставок по должностям в программном продукте Business Studio;
  • Разработка справочников бизнес-ролей и внешних субъектов в программном продукте Business Studio;
  • Разработка классификатора документов в программном продукте Business Studio;
  • Разработка справочников информационных систем и ТМЦ в программном продукте Business Studio.
Разработка модели пилотных бизнес-процессов в «Business Studio»
  • Разработка (актуализация) модели бизнес-процессов верхнего уровня и модели распределения ответственности в программном продукте Business Studio;
  • Формирование диаграммы процессов верхнего уровня в программном продукте Business Studio;
  • Отработка практических вопросов моделирования бизнес-процессов с участниками рабочей группы в выбранных графических нотациях;
  • Моделирование пилотных бизнес-процессов с детализацией на 3–4 уровня в нотациях IDEF0, CFFC, EPC, BPMN, по 3–4 диаграммы каждым участником рабочей группы;
  • Разбор основных ошибок при моделировании;
  • Выстраивание взаимосвязей между бизнес-процессами;
  • Правила использования междиаграммных ссылок (на практическом примере);
  • Правила использования логических операторов;
  • Правила использования начальных и завершающих событий;
  • Правила использования внешних ссылок (на практическом примере).
Заполнение информации о процессах
  1. Правила заполнения карточки процесса в нотациях:
    • IDEF0;
    • CFFC;
    • EPC;
    • BPMN.
  2. Использование других справочников при заполнении информации о процессе.
  3. Правила описания отклонений.
  4. Назначение владельцев, исполнителей и участников бизнес-процесса.
Разработка регламентирующих документов в «Business Studio»
  1. Разработка шаблонов отчетов в Business Studio:
    • Регламент процесса IDEF0;
    • Регламент процедуры CFFC;
    • Регламент процесса EPC;
    • Регламент процесса BPMN;
    • Список процессов (формат отчета таблица Excel);
    • Глоссарий терминов и сокращений;
    • Что заполнять в карточке процесса (отчет-подсказка для участников рабочей группы);
    • Список процессов должности (формат отчета таблица Excel).
  2. Правила настройки, формирования и обновления HTML-публикации.