Модель агентства недвижимости: стратегия, бизнес-процессы, организационная структура

Информация об авторе

Имя
Роман Исаев

Должность

• Эксперт по организационному развитию, процессному управлению, информационным технологиям в бизнесе;
• Партнёр ГК «Современные технологии управления»;
• Руководитель проектов, бизнес-тренер, сертифицированный специалист Business Studio;
• Автор 11 книг и более 60 публикаций в научно-практических журналах;
• Автор и разработчик моделей и модулей для системы Business Studio, которые на протяжении многих лет активно используются в ведущих российских и международных организациях.

Контакты

E-mail	mail@isaevroman.ru
Сайт	https://www.isaevroman.ru/

Модели и решения

• Цифровая модель банка и группы финансовых организаций;
• Модель агентства недвижимости: стратегия, бизнес-процессы, организационная структура;
• Risk Manager: система управления операционными рисками;
• Task Manager: система управления задачами (с поддержкой Agile);
• IT Architect: система управления ИТ‑архитектурой;
• Process Optimizer: система анализа и оптимизации бизнес-процессов;
• Business Studio Toolset Addon: многофункциональное дополнение;
• Большая библиотека бизнес-аналитика и специалиста по бизнес-процессам;
• Большая библиотека риск-менеджера и специалиста по операционным рискам;
• Большая библиотека системного аналитика и ИТ-архитектора;
• Онлайн-тренажёр для системы Business Studio;
• Большая библиотека по информационной безопасности и защите ИТ-систем.

Книги:

• 60 примеров успешных и проблемных проектов организационного развития;
• Банк 3.0: стратегии, бизнес-процессы, инновации;
• Секреты успешных банков: бизнес-процессы и технологии;
• 22 практических метода для достижения совершенства процессов и бизнес-архитектуры;
• Управление операционными рисками: процессы, технологии, практика;
• Практика управления процессами и проектами с применением Agile (Scrum, Kanban);
• Практика организационного развития и оптимизации бизнес-архитектуры банка.

Общие сведения о модели

Стоимость модели — 25 000 руб.

PDF-презентация «Модели агентства недвижимости: стратегия, бизнес-процессы, организационная структура»

Описание «Модели агентства недвижимости»

«Модель агентства недвижимости: стратегия, бизнес-процессы, организационная структура» (далее Модель) — это эталонная (типовая) модель агентства недвижимости (reference model, master model), которая представляет собой систему взаимосвязанных графических моделей, документов и справочников, описывающих деятельность и управление агентства недвижимости (риэлторского центра). Технически она реализована в виде базы данных в программном продукте Business Studio.

Модель является эффективным инструментом и информационно-практическим пособием по формализации и совершенствованию деятельности агентства недвижимости (далее — АН). Для многих организаций она уже стала «настольной энциклопедией» (электронной базой знаний), которая используется непрерывно в течение многих лет.

Модель может быть успешно использована как организациями, которые только начинают формализацию своей деятельности с помощью современных технологий управления, так и организациями, которые продолжают развивать и оптимизировать свой бизнес.

Благодаря большому объёму информации и широкому практическому применению Модель будет полезна для многих подразделений агентства недвижимости:

• бизнес-подразделения (управления оценки, продаж, аренды объектов недвижимости);
• управление маркетинга;
• управление персонала, включая отдел обучения сотрудников;
• управления бизнес-процессов, методологии, организационного и стратегического развития;
• управление информационных технологий;
• управления операционных рисков.

Модель может быть успешно использована в организациях различных областей деятельности, связанных с недвижимостью:

• агентства недвижимости, риэлторские центры;
• девелоперские, инвестиционные, строительные и управляющие компании.

Поскольку Модель — это в первую очередь управленческий инструмент, то в неё заложена структура и наполнение трёх основных систем управления:

1. Система стратегического управления (ССУ).
2. Система управления бизнес-процессами (СУБП).
3. Система управления персоналом и организационной структурой.

Для каждой системы управления представлены основные её компоненты в виде моделей, документов и информационных справочников, а также различные успешные решения и практические наработки.

Практические задачи, решаемые с помощью Модели

• Разработка и реализация стратегии;
• Описание и оптимизация бизнес-процессов агентства недвижимости;
• Оптимизация организационной структуры и численности персонала;
• Построение системы менеджмента качества;
• Построение системы обучения персонала: быстрое и качественное обучение специалистов агентства недвижимости, подготовка полноценных учебных материалов;
• Создание электронной базы знаний и единого центра управления для агентства недвижимости;
• Эффективное и системное выполнение проектов автоматизации и внедрения новых технологий;
• Тиражирование бизнеса, распространение Модели на филиалы и партнёрскую сеть;
• Внедрение в деятельность агентства недвижимости новых идей и успешных практик из отрасли. Возможность видеть изнутри, как работают конкуренты.

Эффекты от внедрения Модели

• Улучшение общих показателей KPI: рост продаж и клиентской базы, снижение издержек, операционных рисков (ошибки, дефекты, сбои), претензий клиентов;
• Улучшение показателей KPI по каждому бизнес-процессу: время выполнения, качество, результативность, себестоимость;
• Значительное сокращение затрат времени и финансов на реализацию проектов и задач организационного развития. Благодаря Модели большую часть проектов и задач можно выполнить собственными силами;
• Минимизация рисков при построении систем управления и реализации проектов за счёт уже апробированных и зарекомендовавших себя решений.

Ключевые свойства Модели

• Разработана в профессиональном программном продукте бизнес-моделирования Business Studio с помощью современных методик организационного развития и процессного управления;
• Простота в использовании и понятность структуры Модели;
• Полностью на русском языке;
• Отражает практику работы ведущих российских агентств недвижимости;
• Реализует принципы системного и процессного подходов;
• Реальная практическая ценность и уникальность информации;
• Модель регулярно пополняется новыми элементами и совершенствуется в соответствии с появлением новых решений и практик, особенностей развития рынка недвижимости.

Обращаем внимание: модель содержит только те компоненты, которые заявлены в настоящем описании.

Структура «Модели агентства недвижимости»

1. Система стратегического управления (включая сбалансированною систему показателей BSC / KPI)

1.1. Стратегические цели АН

Дерево (иерархический список) стратегических целей, сгруппированных по 4-м перспективам BSC / KPI: Финансы, Клиенты и маркетинг, Бизнес-процессы и технологии, Персонал и развитие.

К стратегическим целям в свойствах (параметрах) привязаны Показатели KPI и Проекты (мероприятия по достижению целей).

Путь: «Управление — Цели и показатели — Цели».

1.2. Показатели KPI для стратегических целей АН

Дерево (иерархический список) показателей KPI для стратегических целей АН.

Путь: «Управление — Цели и показатели — Показатели».

1.3. Стратегическая карта АН

Визуальная схема стратегического развития АН, которая включает группировку целей и причинно-следственные связи между ними.

Путь: «Управление — Цели и показатели — Стратегические карты».

1.4. Стратегические проекты

Список проектов, направленных на достижение стратегических целей. У некоторых проектов заполнены свойства (параметры).

Путь: «Управление — Проекты».

1.5. Отчёты по стратегическому управлению

По стратегическому управлению автоматически формируются следующие Отчёты в Business Studio:

• счётная карта (таблица с целями, показателями и проектами);
• отчёты по целям и показателям (для вывода параметров и значений с графиками);
• отчёты по проектам;
• иерархические диаграммы.

2. Система управления бизнес-процессами АН

2.1. Дерево (иерархический список) всех бизнес-процессов АН

Иерархический список всех бизнес-процессов и процедур АН до 3-го уровня детализации. Для бизнес-процессов верхнего уровня указаны «владельцы» (ответственные) и заполнены свойства (параметры).

Путь: «Процессы».

2.2. Графические модели бизнес-процессов и процедур АН

Используются нотации (стандарты): «Процедура» (Cross Functional Flowchart) и «Процесс» (Basic Flowchart).

• А1.1 Оценка объектов недвижимости;
• А1.2 Купля-продажа объектов недвижимости;
• А1.2.1 Поиск объектов недвижимости для продажи;
• А1.2.2 Выполнение сделки купли-продажи;
• А1.2.3 Работа по ипотеке;
• А1.3 Работа с арендой / наймом объектов недвижимости.

2.3. Показатели KPI бизнес-процессов

Список более 40 показателей KPI для измерения результативности, эффективности и качества бизнес-процессов АН. Некоторые показатели привязаны в свойствах (параметрах) бизнес-процессов.

Примеры заполнения свойств (параметров, значений и графиков) для следующих показателей:

• доход АН от сделок купли-продажи недвижимости (за период);
• количество закрытых сделок купли-продажи недвижимости (за период);
• среднее время выполнения сделки купли-продажи (от заявки до закрытия).
Путь: «Управление — Цели и показатели — Показатели».

2.4. Регламенты бизнес-процессов и процедур АН (формируются автоматически)

Регламенты формируются автоматически для всех бизнес-процессов и процедур, имеющих графические модели — см. п.2.2. Полнота регламентов зависит от объёма заданных параметров бизнес-процесса и подпроцессов, а также от размера модели.

2.5. Отчёты по бизнес-процессам

По бизнес-процессам автоматически формируются следующие Отчёты в Business Studio:

• дерево процессов (иерархическая диаграмма);
• описание Процесса/Процедуры (таблица — технологическая карта);
• описание процесса и подпроцессов;
• матрица ответственности процесса;
• владельцы и аналитики процессов (включая ФИО);
• документооборот процесса.

2.6. Библиотека документов по бизнес-процессам

• Список нормативных документов, используемых в бизнес-процессах (частично с файлами);
• Список информационных потоков в бизнес-процессах (без файлов);
• Список форм документов в бизнес-процессах (частично с файлами).

Для бизнес-процессов, имеющих графические модели, разработаны списки форм документов и информационных потоков, которые в них циркулируют и являются входами-выходами.

Привязаны следующие документы (в виде файлов):

• Предварительный договор (купля-продажа);
• Основной договор (купля-продажа с ипотекой);
• Договор дарения;
• Профессиональный стандарт «Специалист в сфере недвижимости».

Путь: «Объекты деятельности — Документы — Электронный документ».

2.7. Программные продукты (системная архитектура, автоматизация)

Список самых актуальных и востребованных в АН программных продуктов.

Программные продукты привязаны к некоторым бизнес-процессам в свойствах (параметрах). Автоматически формируется иерархическая диаграмма (системная архитектура АН).

Путь: «Объекты деятельности — Программные продукты».

3. Система управления персоналом и организационной структурой АН

3.1. Организационная структура АН до уровня должностей

Организационная структура представлена в виде дерева (иерархического списка) и графических моделей (организационных диаграмм) для каждого подразделения (отдела).

Организационная структура включает все подразделения и должности, имеющиеся в крупном универсальном агентстве недвижимости, предоставляющем все основные услуги.

Организационная структура также включает список ролей, рабочих групп и внешних субъектов. Свойства (параметры) для структурных единиц не заполнены.

Путь: «Субъекты».

3.2. Положения о подразделениях и должностные инструкции (формируются автоматически)

Положения о подразделениях и должностные инструкции формируются автоматически для всех подразделений и должностей. Полнота документов зависит от объёма прописанного функционала соответствующей структурной единицы и заданных параметров.

Настроено автоматическое формирование детальной должностной инструкции для должности «Риэлтор».

3.3. Отчёты по организационной структуре

По субъектам организационной структуры автоматически формируются следующие Отчёты в Business Studio:

• описание должности / подразделения;
• матрица ответственности субъекта;
• список сотрудников;
• описание роли.

4. Карты решений (Cause and Effect Diagram)

Аналитические модели по решению самых актуальных задач агентства недвижимости:

• Как повысить продажи (доход АН);
• Как снизить издержки;
• Как снизить текучесть кадров;
• Как преодолеть недостаток времени, перегрузки и задержки в работе;
• Как реализовать стратегию и выполнить показатели KPI.
Путь: «Управление — СМК — Диаграммы Исикавы».

5. Дополнительно

Стандарт качества ISO 9001:2015 (иерархическая структура и тексты требований).

Путь: «Управление — СМК — Стандарты».

В Модели также заполнены дополнительные информационные справочники без детализации: направления деятельности (услуги), базы данных, внешние ссылки, физические лица и др.