HR Optimizer: система анализа и оптимизации работы персонала

Информация об авторе

Имя
Роман Исаев

Должность

• Эксперт по организационному развитию и процессному управлению;
• Партнёр ГК «Современные технологии управления»;
• Руководитель проектов организационно-корпоративного развития;
• Профессиональный бизнес-тренер и специалист по Business Studio;
• Автор 10 книг и более 40 публикаций в научно-практических журналах;
• Автор и разработчик моделей и решений для системы Business Studio, которые на протяжении многих лет активно внедряются и используются в организациях России и СНГ.

Контакты

E-mail	isaev.ra@bankiram.pro
Сайт	https://www.isaevroman.ru/

Модели и решения

• Комплексная типовая бизнес-модель банка (финансовой организации). Версия 7.0;
• Модель агентства недвижимости: стратегия, бизнес-процессы, организационная структура;
• Risk Manager: система управления операционными рисками;
• Task Manager: система управления задачами (с поддержкой Agile);
• IT Architect: система управления ИТ‑архитектурой;
• Process Optimizer: система анализа и оптимизации бизнес-процессов;
• HR Optimizer: система анализа и оптимизации работы персонала;
• Business Studio Toolset Addon: многофункциональное дополнение.

Автор книг

• «Банк 3.0: стратегии, бизнес-процессы, инновации»;
• «Секреты успешных банков: бизнес-процессы и технологии (2-е издание)»;
• «Банковский менеджмент и бизнес-инжиниринг (2-е издание)»;
• «Практика управления процессами и проектами с применением Agile (Scrum, Kanban)»;
• «Практика организационного развития и оптимизации бизнес-архитектуры банка»;
• «Практика стратегического управления в банке с применением BSC / KPI и процессного подхода».

Общие сведения о решении

Стоимость решения — 45 000 руб.

Описание

«HR Optimizer: система анализа и оптимизации работы персонала» (далее Система) включает 8 актуальных методов для управления персоналом и организационной структурой, оптимизации HR-процессов, повышения личной эффективности. В качестве входной информации для реализации методов используются графические модели и параметры бизнес-процессов, экспертные оценки, организационная структура, специальные пользовательские справочники. Приводятся примеры практической реализации методов.
Также в состав Системы включены информационные материалы: аналитические модели (Cause and Effect Diagram, диаграммы Исикавы), графические модели и показатели KPI процессов «Управление персоналом и организационной структурой», образцы документов, организационные структуры.

С технической точки зрения Система является дополнительным модулем для программного продукта Business Studio и представляет собой набор классов (справочников), параметров, настроек, функций и шаблонов отчётов, которые разработаны с помощью модулей «MetaEdit» и «Мастер отчётов».
Система может быть установлена (интегрирована) в любую базу данных, созданную в актуальной версии Business Studio, вне зависимости от объёма наполнения информацией.

Благодаря Системе можно решить следующие задачи:

1. Оптимизировать HR-процессы и работу службы (департамента) персонала в целом.
2. Оптимизировать организационную структуру компании.
3. Повысить эффективность и качество работы персонала, улучшить соответствующие показатели KPI.
4. Оптимизировать трудовые ресурсы, выполнить расчёт трудоёмкости бизнес-процессов и оптимальной численности сотрудников (исполнителей).
5. Внедрить инновационные разработки и успешные практики в сфере управления персоналом.
6. Разработать планы по организационно-корпоративному развитию.
7. Правильно распределить и проконтролировать ответственность (владельцев) в бизнес-процессах.
8. Организовать эффективное управление задачами (корпоративными и личными), контроль поручений.

Пользователи

Система предназначена для следующих подразделений организации: служба (департамент) персонала, управление бизнес-процессов и методологии, управление организационного развития, проектный офис.

Функционал и структура данных

1. Практические методы и функции по управлению персоналом

1.1. Диагностика и аудит HR-процессов (по чек-листам)

• Заполняется справочник «Требования» — каталог всех требований по всем чек-листам.
• В справочнике «Чек-листы» формируется чек-лист для выбранного бизнес-процесса (набор требований).
  
• В рамках диагностики и аудита бизнес-процесса в чек-листе по каждому требованию эксперты проставляют отметки и комментарии (описание несоответствий).
• Формируется стандартный отчёт, выводящий всю информацию из чек-листа в формат MS Word.
• Шаблон отчёта «Анализ уровня зрелости процесса» автоматически рассчитывает уровень зрелости (вызывается от процессов и от чек-листов).
  На основе анализа уровня зрелости можно разработать планы оптимизации бизнес-процесса, а также сравнить выбранный бизнес-процесс с другими процессами организации (например, в формате рейтингов / грейдов).
  Процессы с минимальным уровнем зрелости подлежат первоочередной оптимизации. Владельцы процессов с максимальным уровнем зрелости обычно получают дополнительные бонусы или вознаграждения.

1.2. Анализ полезного времени и трудоёмкости процесса

• В свойствах бизнес-процессов (процедур, функций) на вкладке «Параметры ФСА» указывается время выполнения.
• Шаблон отчёта «Анализ полезного времени и трудоёмкости процесса + расчёт численности персонала» автоматически рассчитывает два значения:
  1) Трудоёмкость (Т) процесса (затраты рабочего времени на однократное выполнение процесса или производство единицы продукции). Т = сумма времени выполнения каждой процедуры (действия) у процесса.
  2) Коэффициент (К) полезного использования времени в рамках процесса.
  Формула расчёта: К = Т / Фактическая длительность процесса (время завершения — время начала).
  Принято считать, что если К > 80%, то бизнес-процесс является эффективным с точки зрения времени выполнения. Т. е. задержки, простои и ожидания в бизнес-процессе составляют не более 20%.

1.3. Расчёт численности персонала

• В дополнение к методу 1.2 в шаблоне отчёта «Анализ полезного времени и трудоёмкости процесса + расчёт численности персонала» вручную задаются три параметра: коэффициент поправки на логические операторы модели процесса и другие факторы (повышающий / понижающий), количество рабочих дней в месяце, количество выполнений процесса в течение месяца.
• Далее отчёт автоматически с помощью математической формулы рассчитывает рекомендуемое количество сотрудников (численность персонала) для данной трудоёмкости процесса и указанных параметров. Можно сделать расчёт как для процесса в целом, так и для каждого участника (исполнителя) процесса по отдельности.

1.4. Анализ деятельности сотрудника (подразделения) на основе участия в процессах

Шаблон отчёта «Анализ деятельности сотрудника (подразделения) на основе участия в процессах» выводит следующую информацию:

• Список процессов, для которых выбранный субъект является владельцем (ответственным). Выполняется анализ допустимой нормы управления процессами.
• Список процессов, для которых выбранный субъект является исполнителем. Выполняется расчёт загрузки субъекта (суммарная трудоёмкость всех процессов), расчёт оптимального количества сотрудников для данной трудоёмкости. Результаты будут получены при условии, что у всех действий процессов заданы параметры «Время выполнения». Выполняется анализ допустимой нормы исполнения процессов.

1.5. Оценка и анализ компетенций для должностей (сотрудников) и процессов

• В справочнике «Требования» заполняются списки компетенций сотрудников по различным областям (бизнес-моделирование, информационные технологии, управление процессами, финансовый анализ и т. п.).
• В свойства (карточку) процессов добавлена вкладка «Компетенции» для указания необходимых компетенций исполнителей по каждому процессу / процедуре / действию.
• Шаблон отчёта «Карта компетенций для процесса» выводит соответствующую информацию.
• В справочнике «Оценка и анализ компетенций» на конкретную дату составляется оценочный лист с указанием: сотрудник (кто оценивается, из справочника «Физические лица»), список необходимых компетенций, оценки по шкале 1–5, ответственный (кто оценивает). Затем оценочные листы привязываются к объектам справочника «Физические лица» на вкладке «Оценка компетенций».
• Стандартный отчёт из справочника «Оценка и анализ компетенций» выводит оценочный лист для выбранного сотрудника.
• Шаблоны отчётов: «Карта компетенций сотрудника» (в том числе владельцев процессов и бизнес-аналитиков, вызывается от справочника «Физические лица»), «Лучшие сотрудники с выбранной компетенцией» (вызывается от справочника «Требования»).

1.6. Управление полномочиями

• Справочник «Типовые полномочия» в организации.
• Справочник «Группы полномочий» (для группировки типовых полномочий).
• Возможность привязки групп полномочий к субъектам (должностям и подразделениям).
• Шаблон отчёта «Карточка полномочий субъекта (с группами)».
• Возможность привязки полномочий к субъектам (должностям и подразделениям) напрямую (без использования групп полномочий).
• В свойствах (карточке) субъекта можно указывать подтверждающие полномочия документы и сроки их действия.
• Шаблон отчёта «Карточка полномочий субъекта (без групп)».

1.7. Управление грейдами должностей

• Справочник «Факторы оценки должностей». У каждого фактора указывается балл (по шкале 1–5), на основе которых далее рассчитываются грейды.
• В свойствах (карточке) должностей на вкладку «Оценка должности» привязываются факторы (по одному из каждой группы).
• Шаблон отчёта «Оценка должности и расчёт грейда» выводит в Excel таблицу привязанных факторов и их оценки в баллах. На основе суммирования баллов и специальной формулы рассчитывается грейд для должности. Рассчитанный грейд можно указать в свойствах должности в поле «Грейд».
• Шаблон отчёта «Грейды должностей» выводит в Excel таблицу нижестоящих должностей (от выбранного субъекта) с указанием грейдов. Далее можно выполнить сортировку должностей по возрастанию или убыванию грейдов.

1.8. Управление задачами (корпоративный и личный органайзер)

• Хранение информации о задачах с большим количеством параметров: дата начала (факт), дата завершения (план и факт), детальное описание, приоритет, статус, тип (задача, требование / пользовательская история, баг, эпик, группа), нормативно-справочные документы.
• Автоматическая нумерация задач.
• Связи задач с действующими справочниками Business Studio: субъекты (автор и исполнитель задачи), процессы, проекты, направления деятельности (продукты).
• Возможность создания чек-листов для указания детальных работ по выполнению задачи (подзадач).
• Быстрое редактирование параметров задач из окна справочника (без открытия окна свойств задачи).
• Применение большого количества фильтров для выборки необходимой информации из справочника.
  Примеры фильтров: мои задачи, задачи с выбранным исполнителем, задачи в рамках выбранных бизнес-процессов или проектов, задачи с определённым статусом, просроченные задачи, задачи на эту неделю, самые важные задачи.
• Возможность сортировки задач по любым параметрам.
• Возможность создания иерархической структуры задач.
• Возможность настраивать набор параметров в окне свойств (карточке) задачи.
• Примеры типовых задач по организационному развитию с заполненными параметрами.
• Стандартный отчёт, выводящий свойства (карточку) задачи в формат MS Word.
• Статический шаблон отчёта «Органайзер (все задачи) Excel». Выводится таблица всех задач с указанием ключевых параметров.
• Шаблон отчёта «Задачи субъекта (в рамках организационного развития)». Для должности или подразделения выводятся все привязанные задачи по оптимизации бизнес-процессов, работы персонала, информационных систем и других областей деятельности организации.

2. Информационные и аналитические материалы

2.1. Аналитические модели (Cause and Effect Diagram, диаграммы Исикавы)

Анализ проблем и причин (4 модели):

• Регламенты процессов не исполняются.
• Недостаток времени, перегрузки и задержки в работе.
• Высокая текучесть кадров (частая смена персонала).
• Низкая корпоративная культура и уровень зрелости.

Карты решений (4 модели):

• Как обеспечить исполнение регламентов бизнес-процессов.
• Как преодолеть недостаток времени, перегрузки и задержки в работе.
• Как снизить текучесть кадров (частую смену персонала).
• Как повысить корпоративную культуру и уровень зрелости.
  В качестве примера на нескольких схемах приводится финансовая организация.

Путь: «Управление — СМК — Диаграммы Исикавы».

2.2. Модели процессов «Управление персоналом и организационной структурой»

• Иерархический список всех процессов и процедур «Управление персоналом и организационной структурой» (более 25 записей).
• 9 графических моделей: подбор персонала, приём сотрудников на работу, обучение и аттестация сотрудников, кадровые перемещения / изменение условий трудовых договоров, оценка удовлетворённости персонала, увольнение сотрудников, управление полномочиями.
• На основе графических моделей автоматически формируются регламентирующие документы.

2.3. Показатели KPI процессов «Управление персоналом и организационной структурой»

Список более 25 показателей KPI, которые сгруппированы в следующих папках:

• Показатели для учёта ошибок, сбоев, дефектов в процессе (операционные риски).
• Показатели, отражающие время и своевременность выполнения процесса.
• Показатели объёма выхода (входа) процесса, результативность.
• Показатели соотношения входов (выходов), эффективность.
• Внутренние показатели процесса (стоимость, трудоёмкость, автоматизированность и т. д.).

Путь: «Управление — Цели и показатели — Показатели».

2.4. Образцы документов

• Анкеты для описания и актуализации оргструктуры (5 анкет).
• Анкеты для анализа и оптимизации оргструктуры (3 анкеты).
• Анкеты для обследования и оптимизации работы службы персонала (3 анкеты).
• Соглашение SLA (Service Level Agreement) структурного подразделения.
• Протокол выполнения соглашения SLA (Service Level Agreement).
• Соглашение SLA службы персонала.
• Типовые права, полномочия и ответственность структурных подразделений и должностей.
• Карта полномочий руководителя подразделения.
• Методика описания (проектирования) организационной структуры.
• Положение о корпоративном университете (отдел внутреннего обучения).

Путь: «Объекты деятельности — Документы — Электронные документы».

2.5. Организационная структура Управления персонала

Организационная структура показана на примере крупной организации.
Автоматически формируются должностные инструкции и положения о подразделениях (при условии описания бизнес-процессов, в которых задействованы выбранные должности и подразделения).

3. Дополнительные компоненты и шаблоны отчётов

• Новая вкладка «САОРП (персонал)» в главном меню Business Studio с кнопками для быстрого доступа ко всем справочникам и функциям, которые входят в состав Системы.
• Примеры заполнения справочников, созданных в рамках Системы.
• Шаблоны отчётов: «матрица ролей (от должностей и подразделений)», «матрица ролей (от дерева ролей)».