Для консультантов
по управлению Для руководителей Для IT-специалистов Для специалистов
по качеству Моделирование
бизнес-процессов Проектирование
организационной структуры Создание системы
менеджмента качества Формирование
регламентирующей документации

Вопросы по использованию Business Studio

1. Как на диаграмме бизнес-процессов обозначить условие перехода на один из вариантов выполнения процесса?

2. Различаются ли типы Объектов - Бумажные документы, Информация, ТМЦ и т.д.– или с точки зрения типа они идентичны? Можно ли создавать собственные типы Объектов?

3. Есть ли возможность отражать события на диаграммах?

4. Можно ли увидеть все функции и процессы, в которых используется определенный документ?

5. Происходит ли сортировка объектов внутри каталога, например по названию?

6. Есть ли возможность в процессе моделирования использовать один и тот же документ, присваивая ему разные статусы (создавать варианты объекта)?

7. Можно ли изменять структуру существующих регламентных документов (в том числе положения о подразделениях и должностные инструкции)?

8. Какой смысл в заполнении полей Плановое и Фактическое значения для показателей? Откуда берется фактическое?

9. Есть ли возможность управлять оформлением документов – колонтитулы, форматирование?

10. Положения о подразделениях, независимо от конкретного подразделения, содержат общие фразы. Есть ли возможность эти фразы вынести в отдельное место и использовать его как источник для вставки в структуру документа?

11. Можно ли с помощью Business Studio назначать ответственных за пункты стандарта, чтобы потом получить отчет, за какой пункт какие сотрудники отвечают?

12. Как осуществить импорт списка физических лиц в Business Studio?

13. Случайно удалены или изменены структуры данных и шаблоны отчетов, поставляемые вместе с программой. Как их восстановить?

14. Как осуществить импорт списка пользователей с контактом электронной почты из Active Directory в Business Studio?

15. Как создать архив резервной копии базы данных для отправки на техподдержку?

16. Работает ли Business Studio на виртуальных машинах?

17. Поддерживается ли интеграция Business Studio с другими системами?

1. Как на диаграмме бизнес-процессов обозначить условие перехода на один из вариантов выполнения процесса?

Ответ:

На диаграмме процесса нотаций Процедура, Процесс для обозначения условий перехода предусмотрен специальный блок Решение , из которого могут выходить стрелки с различными условиями перехода.

2. Различаются ли типы Объектов - Бумажные документы, Информация, ТМЦ и т.д.– или с точки зрения типа они идентичны? Можно ли создавать собственные типы Объектов?

Ответ:

С точки зрения типа Документы (и Бумажные и Электронные), ТМЦ, Информация – это разные типы. Если говорить точнее, то это потомки общего класса Объекты. А Бумажные и Электронные документы – потомки подкласса Документы. Соответственно, если определить дополнительные пользовательские параметры для класса Объекты, они будут действовать на все подклассы. А если только для Бумажных документов, то только для них.

Новые «типы» Объектов создавать можно в папке «Прочие», но физически это будут подпапки, а не новые подклассы. И если добавить пользовательские параметры для подкласса Прочие, они будут действовать для всех элементов в этой Папке.

3. Есть ли возможность отражать события на диаграммах?

Ответ:

Для обозначения начальных и конечных событий на диаграммах процессов нотаций Процедура, Процесс, используются терминаторы.

4. Можно ли увидеть все функции и процессы, в которых используется определенный документ?

Ответ:

Да, можно. В примере показаны все процессы, в которые входит или из которых выходит документ
«Акт ввода в эксплуатацию».

5. Происходит ли сортировка объектов внутри каталога, например по названию?

Ответ:

В навигаторе все элементы сортируются по названию, кроме процессов. Процессы сортируются по номеру. Также для управления порядком элементов в разделах Навигатора (кроме раздела «Процессы») можно использовать параметр «№ п/п». В служебных окнах можно сортировать списки нажатием на заголовок столбца.

6. Есть ли возможность в процессе моделирования использовать один и тот же документ, присваивая ему разные статусы (создавать варианты объекта)?

Пример:

Например, в процессе утверждения процедуры она проходит этапы «Проект», «Согласованный вариант», «Утвержденный вариант». При моделировании необходимо использовать один и тот же документ Процедура с дополнительными статусами Процедура:Проект, Процедура:Согласована, Процедура:Утверждена.

Ответ:

Да, конечно. Состояние объекта фиксируется в названии стрелки на диаграмме, например: «Проект процедуры», «Согласованная процедура», а сам документ(ы) как Объект фиксируется в «Списке объектов» стрелки.

7. Можно ли изменять структуру существующих регламентных документов (в том числе положения о подразделениях и должностные инструкции)?

Ответ:

Да, конечно. Предварительно их желательно скопировать в другую папку. Иначе при обновлении программы они будут заменены на новые шаблоны, поставляемые нами.

8. Какой смысл в заполнении полей Плановое и Фактическое значения для показателей? Откуда берется фактическое?

Ответ:

Плановое значение показателя заполняется для того, чтобы указать численное значение показателя, к которому следует стремиться для достижения цели в течение выбранного периода. Фактическое значение показателя позволяет оценить, насколько реальное положение вещей отличается от запланированного.

Фактическое значение показателя может заполняться вручную, автоматически рассчитываться по формуле (для рассчитываемого показателя) или импортироваться в систему Business Studio из файлов MS Excel.

9. Есть ли возможность управлять оформлением документов – колонтитулы, форматирование?

Ответ:

Да, конечно. С шаблоном документа Microsoft Word можно делать все, что позволяет Word.

10. Положения о подразделениях, независимо от конкретного подразделения, содержат общие фразы. Есть ли возможность эти фразы вынести в отдельное место и использовать его как источник для вставки в структуру документа?

Ответ:

На данный момент это можно сделать, например, следующим образом:

Создать новый пользовательский справочник «Текстовые константы»
Заполнить справочник объектами, например «Колонтитул», «Название предприятия» и т.д. и задать у этих объектов значение текстового параметра «Комментарий».
Вставить в отчеты привязки к параметру «Комментарий» нужного объекта.

11. Можно ли с помощью Business Studio назначать ответственных за пункты стандарта, чтобы потом получить отчет, за какой пункт какие сотрудники отвечают?

Ответ:

Можно, для этого предусмотрен специальный отчет, который можно сформировать от элемента справочника «Пакеты документации». Предварительно необходимо связать должностных лиц из раздела «Субъекты» Навигатора с соответствующими разделами стандарта из раздела «Стандарты». Порядок действий должен быть следующий:

Сформировать организационную структуру компании в разделе «Субъекты» в Навигаторе.
Осуществить привязку должностных лиц к требованиям стандарта из раздела «Стандарты». Для этого в Навигаторе выбрать раздел «Управление», подраздел «СМК», подраздел «Стандарты», папку с интересуемым стандартом и выбрать необходимое требование. Затем открыть свойства выбранного требования (двойным кликом мышки) и на закладку «Состав» перетащить соответствующих должностных лиц.
Установить связь организационной структуры и стандарта при помощи специального элемента – пакета документации. Для этого создать этот элемент в разделе «Пакеты документации» (раздел «СМК»). Затем открыть свойства созданного пакета (двойным кликом мышки) и на закладку «Состав» перетащить самого верхнего субъекта организационной структуры, сформированной в разделе «Субъекты». В параметр «Стандарт» перетащить самую верхнюю папку интересуемого стандарта.
После сохранения изменений сформировать отчет «Матрица ответственности», вызвав его от созданного пакета документации.

12. Как осуществить импорт списка физических лиц в Business Studio?

Разберем алгоритм на базе примера.

Пусть имеется список сотрудников вида:

Необходимо загрузить эти данные в Business Studio.

Решение:

Business Studio позволяет осуществлять импорт информации из файлов MS Excel.Необходимо создать файл MS Excel, содержащий необходимые данные в заданном формате.

Скачать файл физлица - пример (Размер 15,5 кб)

Далее необходимо настроить Business Studio на импорт данных из файла MS Excel.Это можно сделать загрузив уже готовую настройку из файла.
Скачать файл физлица - пакет импорта (Размер: 17,5 кб)

Для этого:

Запускаем программу с ключом "Business Studio.exe" /admin
Переключаемся в меню администратора: меню "Окна", "Сменить интерфейс"
Выбираем меню "Администрирование", "Импорт/Экспорт", "Импорт".
Выбираем пакет ИмпортИмпорта.
Выбираем файл fiz_paket_importa.xls
Нажимаем "Выполнить импорт"

Затем переходим непосредственно к импорту данных:

Выбираем меню "Администрирование", "Импорт/Экспорт", "Импорт".
Теперь выбираем пакет ФИЗЛИЦА
Выбираем файл с физлицами, см. пример fiz_primer.xls (названия полей и название cтраницы должно совпадать)
Нажимаем "Выполнить импорт".
Чтобы вернуться к начальному интерфейсу, выбираем меню "Окна", "Сменить интерфейс".

Импорт можно повторять сколь угодно много раз, при этом будут загружаться только новые физлица. Подобным образом можно загружать и выгружать любые данные системы, предварительно настроив правила импорта.

13. Случайно удалены или изменены структуры данных и шаблоны отчетов, поставляемые вместе с программой. Как их восстановить?

Ответ: Структуры данных можно импортировать из пакета «convert.xml», а отчеты - из пакета "convert_report.xml". Для импорта отчетов выполните следующие действия:

Выполните пункт Главного меню "Файл -> Импорт из файла";
В открывшемся окне "Импортировать из файла" укажите пакет "convert_report.xml", который находится в папке установки программы (по умолчанию, C:\Program Files\STU-Soft\Business Studio <Версия>\convert_report.xml);
Снимите опцию "Импортировать только измененные объекты". Нажмите кнопку "Ок";
В момент появления окна "Конфликт версий" проставьте опцию "Применить для всех конфликтов" и нажмите кнопку "Перезаписать".

Внимание! Перед редактированием структуры данных и шаблона отчетов, поставляемых в базе данных, рекомендуется копировать их и работать с копией отчета.

Импорт структур данных осуществляется аналогичным образом.

14. Как осуществить импорт списка пользователей с контактом электронной почты из Active Directory в Business Studio?

Решение:

Business Studio позволяет осуществлять импорт информации из файлов MS Excel. Необходимо экспортировать список пользователей из Active Directory в файл MS Excel в заданном формате, а затем имортировать этот файл в Business Studio с помощью настроенного пакета импорта.

Для этого сначала необходимо настроить Business Studio на импорт данных из файла MS Excel. Это можно сделать, загрузив готовый пакет импорта из файла:

Скачать файл пакет импорта пользователей (zip архив, 2 Кб)

Пакет импорта загружает данные в Business Studio из файла MS Excel вида:

Пример загрузки пакета импорта описан в разделе 12.

Затем необходимо произвести экспорт списка пользователей из Active Directory в определенную папку в файл MS Excel заданного вида, и импортировать в указанную базу данных с помощью пакета импорта. Это можно сделать, загрузив подготовленный скрипт:

Скачать скрипт экспорта пользователей.

Перед запуском скрипта его необходимо настроить, перечень настроек приведен в скрипте.

15. Как создать архив резервной копии базы данных для отправки на техподдержку?

Ответ:

Создать резервную копию на сервере базы данных:

Открыть окно "Выбор базы" в "Business Studio" или утилите "DB Администратор", нажать кнопку "Изменить".
В окне "Свойства подключения к базе" нажать кнопку "Сохранить".
Выбрать путь для сохранения резервной копии базы данных, нажать кнопку "Сохранить".

Сохраненный файл необходимо заархивировать с разбиением по томам, например, с помощью WinRAR:

Открыть WinRar, нажать «Add archive».
В окне "Archive names and parameters" в разделе "Split to volumes, bytes" ввести "5 000 000" для разбиения на тома размером около 5Мб.
Нажать кнопку "OK".

Полученные архивы можно отправлять в отдельных письмах на адрес техподдержки: support@businessstudio.ru.

В тексте письма рекомендуется указывать используемую версию SQL Server.

16. Работает ли Business Studio на виртуальных машинах?

Ответ:

Да, работает. Кроме того, с версии 3.5.3870 появилась возможность активировать Business Studio на виртуальной машине. Активация на виртуальной машине производится с помощью онлайн-лицензий. Онлайн-лицензия - лицензия, возможность использования которой контролируется через сеть "Интернет". Онлайн-лицензия предназначена для использования только на одном экземпляре виртуальной машины. При обнаружении одновременного использования онлайн-лицензии Группа компаний «Современные технологии управления» вправе приостановить её действие.

Если невозможно использовать постоянное подключение к сети «Интернет», то в качестве альтернативы может быть использован вариант, когда служба сервера лицензий установлена и активирована на физической машине. При этом как клиентская часть, так и сервер баз данных могут быть располагаться на виртуальных машинах. Служба сервера лицензий нетребовательна к ресурсам, и для ее установки может быть использован любой физический компьютер с установленной операционной системой Windows.

17. Поддерживается ли интеграция Business Studio с другими системами?

Ответ:

В Business Studio есть возможность обмена данными с другими программами с помощью файлов MS Excel. Настройка правил обмена описана в Руководстве пользователя, п. 13.5 «Обмен данными с другими системами».

Задача автоматического обмена данными с другими приложениями также может быть осуществлена с использованием технологии OLE. Обеспечения возможности работы с приложением Business Studio через OLE описано в Руководстве администратора, глава 3. «Работа с Business Studio через OLE».