Описание процесса IDEF0Регламент процесса IDEF0ОАО «АВС» A2.4 Заключение договоров Регламент процесса Версия Статус процесса: В работе УТВЕРЖДАЮ __________________________________ (Должность) ______________   ___________________          (Подпись)                               (Ф.И.О.) «____»  ____________________     20___г. Перечень изменений № Версия Статус Дата изменения статуса Изменения 1. В работе 11.07.2007 Содержание 1.    Общие положения. 5 1.1.     Владелец процесса. 5 1.2.     Исполнители процесса. 5 1.3.     Результат процесса. 5 1.4.     Документация процесса. 5 2.    Диаграмма процесса. 6 3.    Взаимодействие с другими процессами и внешней средой. 7 3.1.     Взаимодействие по Входу. 7 3.2.     Взаимодействие по Выходу. 7 3.3.     Управление процесса. 8 4.    Организация выполнения процесса. 9 Приложение А.     Состав ролей, участвующих в выполнении процесса. 13   Термины и сокращения {Граница} – внешний поставщик или потребитель стрелки. Находится за рамками моделируемой системы. Название не детализируется в случаях однозначного понимания читателями диаграммы или в случаях неоднозначности. {Туннель} – поставщик или потребитель стрелки. Название не детализируется в случаях однозначного понимания читателями диаграммы. Бизнес-процесс – последовательность действий (подпроцессов), направленная на получение заданного результата, ценного для организации (далее Процесс). Владелец процесса – должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса. Входы бизнес-процесса – ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые потребляются или преобразовываются при выполнении процесса. Выходы бизнес-процесса – объекты (материальные или информационные), являющиеся результатом  выполнения бизнес-процесса, потребляемые другими бизнес-процессами или внешними по отношению к организации клиентами. Исполнитель процесса – подразделение или должность сотрудника, выполняющего процесс. Механизмы бизнес- процесса – ресурсы (технологические, трудовые), используемые для выполнения процесса, целиком не потребляющиеся при выполнении одной итерации процесса. Организационная структура управления – совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений (далее Организационная структура). Подпроцесс – бизнес-процесс, являющийся составной частью вышестоящего процесса. Процедура – бизнес-процесс нижнего уровня, содержащий последовательность конечных (не требующих дополнительной детализации) операций (функций). Управление бизнес- процесса – управляющие воздействия, регламентирующие выполнение процесса. 1. Общие положения Настоящий документ является регламентом бизнес-процесса «A2.4 Заключение договоров» ОАО «АВС» и разработан в целях: - Формирования единых правил и требований к организации процесса. - Установления ответственности за результат процесса. - Унификации и стандартизации документооборота. 1.1. Владелец процесса Владельцем процесса является: - Начальник отдела логистики и продаж автозапчастей ( Отдел логистики и продаж автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » - Начальник отдела продаж алюминиевых профильных систем ( Отдел продаж алюминиевых профильных систем ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » 1.2. Исполнители процесса Исполнителями процесса являются: - Отдел логистики и продаж автозапчастей ( Дирекция по продажам ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » - Отдел продаж алюминиевых профильных систем ( Дирекция по продажам ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » 1.3. Результат процесса Основным результатом процесса является заключенный договор на реализацию. 1.4. Документация процесса Выполнение процесса «Заключение договоров» регламентируется следующей плановой или нормативно-методической документацией: - СТП 422-2005 "Связь с потребителем. Порядок заключения договоров на поставку продукции." - СТП 78-98 "Порядок оформления и заключения договоров на поставку продукции." 2. Диаграмма процесса Basic Flowchart Template Create flowcharts, top-down diagrams, information tracking diagrams, process planning diagrams, and structure prediction diagrams. Contains connectors and links. TITLE: TITLE: NODE: NODE: NO.: NO.: A2.4 Заключение договоров Договор на реализацию Договор на реализацию Нормы запасов автозапчастей Нормы запасов автозапчастей Договор/доп.соглашение к юридическому согласованию Договор/доп.соглашение к юридическому согласованию Документация по договору с покупателем Документация по договору с покупателем Договор/доп.соглашение к согласованию Договор/доп.соглашение к согласованию Протокол разногласий Протокол разногласий Потребность клиента Потребность клиента Лист согласования Лист согласования A8 A8Подготовка договора/доп.соглашения Подготовка договора/доп.соглашенияЮридическое оформление договора (ТП) Юридическое оформление договора (ТП)Внутреннее согласование договора Внутреннее согласование договораЗаключение договора (ТП) Заключение договора (ТП) 3. Взаимодействие с другими процессами и внешней средой При выполнении процесса «A2.4 Заключение договоров» осуществляется взаимодействие с другими процессами и с внешней средой по входу, выходу, управлению и механизмам: 3.1. Взаимодействие по Входу № Вход Объекты Поступает от Исполнитель Процесс/Внешняя среда 1. Потребность клиента Заявка от заказчика Чертеж изделия от заказчика Бюро продаж (роль) A2.2.5 Согласование условий оплаты 3.2. Взаимодействие по Выходу № Выход Объекты Передается Получатель Процесс/Внешняя среда 1. Договор на реализацию Договор Договор с покупателем Менеджер по продажам A2.5 Прием и открытие заказов Начальник бюро по декларированию таможенных грузов A2.6.3 Формирование пакета документов на отгружаемую продукцию и организация доставки Начальники отделов логистики и продаж з/ч и маркетинга алюм. профиля Заказчик A2.6.4 Доставка продукции Бюро продаж (роль) A2.6.5 Претензионная работа Бюро продаж (роль) A2.6.6 Взыскание задолженности Экономист по финансовой работе бюро организации и проведения расчетов A8.2.1 Формирование прогноза поступления денежных средств в соответствии с условиями договоров 2. Нормы запасов автозапчастей Нормативный запас автомобильных комплектующих на СГП Менеджер по продажам A2.7 Формирование производственной программы 3.3. Управление процесса № Вход Объекты Поступает от Исполнитель Процесс/Внешняя среда 1. Стандарты – заключение договоров СТП 422-2005 "Связь с потребителем. Порядок заключения договоров на поставку продукции." СТП 78-98 "Порядок оформления и заключения договоров на поставку продукции." {Туннель} 4. Организация выполнения процесса A2.4.1 Подготовка договора/доп.соглашения Владелец подпроцесса - Начальник бюро по продажам автокомпонентов ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » - Начальник отдела продаж алюминиевых профильных систем ( Отдел продаж алюминиевых профильных систем ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » Исполнители подпроцесса - Бюро по продажам автозапчастей ( Отдел логистики и продаж автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » - Бюро по продажам алюминиевых профилей ( Отдел продаж алюминиевых профильных систем ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » Результат выполнения: подготовленный договор, требующий юридического согласования. Входы подпроцесса № Вход Объекты Исполнитель Процесс/Внешняя среда 1. Потребность клиента Заявка от заказчика Чертеж изделия от заказчика Бюро продаж (роль) A2.2.5 Согласование условий оплаты 2. Протокол разногласий Протокол разногласий Бюро продаж (роль) A2.4.3 Внутреннее согласование договора Выходы подпроцесса № Выход Объекты Получатель Процесс/Внешняя среда 1. Договор/доп.соглашение к юридическому согласованию Договор Договор с покупателем Доп.соглашение Замечания к договору Протокол разногласий Спецификация к договору Юридический отдел A2.4.2 Юридическое оформление договора (ТП) A2.4.2 Юридическое оформление договора (ТП) Владелец подпроцесса - Начальник юридического отдела ( Юридический отдел )   Исполнители подпроцесса - Юридический отдел Начало выполнения:  Получение документации по договору от контрагента.. Требования к срокам: В течение одного рабочего дня. Результат выполнения: юридически оформленный договор. Входы подпроцесса № Вход Объекты Исполнитель Процесс/Внешняя среда 1. Договор/доп.соглашение к юридическому согласованию Договор Договор с покупателем Доп.соглашение Замечания к договору Протокол разногласий Спецификация к договору Бюро продаж (роль) A2.4.1 Подготовка договора/доп.соглашения Выходы подпроцесса № Выход Объекты Получатель Процесс/Внешняя среда 1. Договор/доп.соглашение к согласованию Договор Договор с покупателем Доп.соглашение Замечания к договору Протокол разногласий Спецификация к договору Бюро продаж (роль) A2.4.3 Внутреннее согласование договора 2. Лист согласования Лист согласования Бюро продаж (роль) A2.4.3 Внутреннее согласование договора A2.4.3 Внутреннее согласование договора Владелец подпроцесса - Начальник бюро по продажам автокомпонентов ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » - Начальник отдела продаж алюминиевых профильных систем ( Отдел продаж алюминиевых профильных систем ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » Исполнители подпроцесса - Бюро по продажам автозапчастей ( Отдел логистики и продаж автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » - Бюро по продажам алюминиевых профилей ( Отдел продаж алюминиевых профильных систем ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » Результат выполнения: договор, прошедший внутреннее согласование. Входы подпроцесса № Вход Объекты Исполнитель Процесс/Внешняя среда 1. Договор/доп.соглашение к согласованию Договор Договор с покупателем Доп.соглашение Замечания к договору Протокол разногласий Спецификация к договору Юридический отдел A2.4.2 Юридическое оформление договора (ТП) 2. Лист согласования Лист согласования Юридический отдел A2.4.2 Юридическое оформление договора (ТП) Выходы подпроцесса № Выход Объекты Получатель Процесс/Внешняя среда 1. Документация по договору с покупателем Протокол разногласий Бюро продаж (роль) A2.4.1 Подготовка договора/доп.соглашения Договор Договор с покупателем Доп.соглашение Замечания к договору Протокол разногласий Спецификация к договору Бюро продаж (роль) A2.4.4 Заключение договора (ТП) A2.4.4 Заключение договора (ТП) Владелец подпроцесса - Начальник бюро по продажам автокомпонентов ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » - Начальник отдела продаж алюминиевых профильных систем ( Отдел продаж алюминиевых профильных систем ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » Исполнители подпроцесса - Бюро по продажам автозапчастей ( Отдел логистики и продаж автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » - Бюро по продажам алюминиевых профилей ( Отдел продаж алюминиевых профильных систем ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » Начало выполнения:  Согласование договора всеми заинтересованными службами.. Требования к срокам: Не регламентируются. Результат выполнения: договор к реализации. Входы подпроцесса № Вход Объекты Исполнитель Процесс/Внешняя среда 1. Документация по договору с покупателем Договор Договор с покупателем Доп.соглашение Замечания к договору Протокол разногласий Спецификация к договору Бюро продаж (роль) A2.4.3 Внутреннее согласование договора Выходы подпроцесса № Выход Объекты Получатель Процесс/Внешняя среда 1. Договор на реализацию Договор Договор с покупателем Менеджер по продажам A2.5 Прием и открытие заказов Начальник бюро по декларированию таможенных грузов A2.6.3 Формирование пакета документов на отгружаемую продукцию и организация доставки Начальники отделов логистики и продаж з/ч и маркетинга алюм. профиля Заказчик A2.6.4 Доставка продукции Бюро продаж (роль) A2.6.5 Претензионная работа Бюро продаж (роль) A2.6.6 Взыскание задолженности Экономист по финансовой работе бюро организации и проведения расчетов A8.2.1 Формирование прогноза поступления денежных средств в соответствии с условиями договоров 2. Нормы запасов автозапчастей Нормативный запас автомобильных комплектующих на СГП Менеджер по продажам A2.7 Формирование производственной программы Приложение А. Состав ролей, участвующих в выполнении процесса № Роль Субъект Подразделение Предмет деятельности 1. Бюро продаж (роль) Бюро по продажам автозапчастей Отдел логистики и продаж автозапчастей Автокомпоненты (ГП) Бюро по продажам алюминиевых профилей Отдел продаж алюминиевых профильных систем Алюминиевый профиль (ГП) 2. Менеджер по продажам Старший менеджер Бюро по продажам автозапчастей Автокомпоненты (ГП) Старший менеджер Бюро по продажам алюминиевых профилей Алюминиевый профиль (ГП) 3. Начальники отделов логистики и продаж з/ч и маркетинга алюм. профиля Начальник отдела логистики и продаж автозапчастей Отдел логистики и продаж автозапчастей Автокомпоненты (ГП) Начальник отдела продаж алюминиевых профильных систем Отдел продаж алюминиевых профильных систем Алюминиевый профиль (ГП)