Описание Процесса/ПроцедурыРегламент процедурыОАО «АВС» A2.5 Прием и открытие заказов Регламент процедуры Версия Статус процедуры: В работе УТВЕРЖДАЮ __________________________________ (Должность) ______________   ___________________          (Подпись)                                (Ф.И.О.) «____»  ____________________     20___г. Перечень изменений № Версия Статус Дата изменения статуса Изменения 1. В работе 19.07.2007 Содержание 1.    Общие положения. 5 1.1.     Владелец процедуры. 5 1.2.     Исполнители процедуры. 5 1.3.     Начало выполнения процедуры. 5 1.4.     Требования к срокам выполнения процедуры. 5 1.5.     Результат процедуры. 5 1.6.     Входы процедуры. 5 1.7.     Выходы процедуры. 6 1.8.     Документация процедуры. 6 2.    Диаграмма процедуры. 7 3.    Описание действий процедуры. 8 Приложение А.     Состав ролей, участвующих в выполнении процедуры. 15   Термины и сокращения {Граница} – внешний поставщик или потребитель стрелки. Находится за рамками моделируемой системы. Название не детализируется в случаях однозначного понимания читателями диаграммы или в случаях неоднозначности. {Туннель} – поставщик или потребитель стрелки. Название не детализируется в случаях однозначного понимания читателями диаграммы. Бизнес-процесс – последовательность действий (подпроцессов), направленная на получение заданного результата, ценного для организации (далее Процесс). Владелец процесса – должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса. Входы бизнес-процесса – ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые потребляются или преобразовываются при выполнении процесса. Выходы бизнес-процесса – объекты (материальные или информационные), являющиеся результатом  выполнения бизнес-процесса, потребляемые другими бизнес-процессами или внешними по отношению к организации клиентами. Исполнитель процесса – подразделение или должность сотрудника, выполняющего процесс. Организационная структура управления – совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений (далее Организационная структура). Подпроцесс – бизнес-процесс, являющийся составной частью вышестоящего процесса. Процедура – бизнес-процесс нижнего уровня, содержащий последовательность конечных (не требующих дополнительной детализации) операций (функций). 1. Общие положения Настоящий документ является регламентом выполнения процедуры «A2.5 Прием и открытие заказов», входящей в процесс « A2 Продвижение и продажи », и разработан в целях: - Формирования единых правил  и требований к выполнению процедуры. - Установления ответственности за результат процедуры. - Унификации и стандартизации документооборота. 1.1. Владелец процедуры Владельцем процедуры является: - Начальник отдела логистики и продаж автозапчастей ( Отдел логистики и продаж автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » - Начальник отдела продаж алюминиевых профильных систем ( Отдел продаж алюминиевых профильных систем ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » 1.2. Исполнители процедуры Исполнителями процедуры являются: - Отдел логистики и продаж автозапчастей ( Дирекция по продажам ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » - Отдел продаж алюминиевых профильных систем ( Дирекция по продажам ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » 1.3. Начало выполнения процедуры Началом выполнения процедуры является Поступление заявки от клиента.. 1.4. Требования к срокам выполнения процедуры В течениирабочего дня после поступления заявки от клиента. 1.5. Результат процедуры Результатом процедуры является сформированный заказ на продажу. 1.6. Входы процедуры № Вход Объекты Поступает от Исполнитель Процесс/Внешняя среда 1. Заказы для корректировки Заказ на продажу Инженер-плановик A9.1.1.2 Формирование графика производства и потребности в ресурсах 2. Информация об остатках и движениях ГП Отчет об остатках ГП на складе и движениях ГП из ИС Кладовщик A2.3.1 Приемка ГП на склад Кладовщик A2.3.4 Отпуск ГП 3. Потребность клиента Заявка от заказчика Чертеж изделия от заказчика Бюро продаж (роль) A2.2.5 Согласование условий оплаты 4. Предварительная себестоимость изготовления Калькуляция Планово-экономический отдел A2.2.2.5 Расчет предварительной себестоимости изготовления 5. Список заказов для корректировки Заказ на продажу Менеджер по продажам A2.7 Формирование производственной программы 1.7. Выходы процедуры № Выход Объекты Передается Получатель Процесс/Внешняя среда 1. Заказы на продажу Заказ на продажу Заявка от заказчика План отгрузки ГП Начальник участка упаковки A2.3.1 Приемка ГП на склад Отделы логистики и продаж з/ч и маркетинга алюм. профиля A2.6.1 Контроль выполнения заказов Начальники отделов логистики и продаж з/ч и маркетинга алюм. профиля A2.6.3 Формирование пакета документов на отгружаемую продукцию и организация доставки Менеджер по продажам A2.7 Формирование производственной программы Менеджер по продажам A4.2 Разработка конструкторской документации Инженер-технолог A4.3.2.1 Выбор технологического процесса (разработка нового) Конструкторское бюро (оснастка) A4.3.3.2 Проектирование оснастки и инструмента Экономист по финансовой работе бюро организации и проведения расчетов A8.2.1 Формирование прогноза поступления денежных средств в соответствии с условиями договоров 2. Запрос о необходимости сделать технико-экономическую проработку заявки Информация о необходимости сделать технико-экономическую проработку заявки в ИС Чертеж изделия от заказчика Конструкторско-технологические отделы A2.2.2.1 Определение необходимых материалов и оборудования 3. Объемы продаж предыдущих периодов Объемы продаж предыдущих периодов Бюро по продажам алюминиевых профилей A2.1.1 Определение потребности в привлечении клиентов Менеджер по продажам A2.7 Формирование производственной программы 1.8. Документация процедуры Выполнение процедуры «A2.5 Прием и открытие заказов» регулируется следующей плановой или нормативно-методической документацией: - Договор - Договор с покупателем - СТП 130006-207-85 "Порядок оформления организационно-распорядительных документов" - СТП 422-2005 "Связь с потребителем. Порядок заключения договоров на поставку продукции." 2. Диаграмма процедуры Basic Flowchart Template Create flowcharts, top-down diagrams, information tracking diagrams, process planning diagrams, and structure prediction diagrams. Contains connectors and links. A2.5 Прием и открытие заказов A2.5 Прием и открытие заказов Инженер-конструктор Инженер-конструктор Менеджер по продажам Менеджер по продажам Потребность клиента Потребность клиента Заказы на продажу Заказы на продажу Договор на реализацию Договор на реализацию Заявка Заявка Заявка Заявка Заявка Заявка Уточненная заявка Уточненная заявка Заявка Заявка Заявка в ИС Заявка в ИС Технико-экономическая обработка необходима Технико-экономическая обработка необходима Технико-экономическая проработка не нужна Технико-экономическая проработка не нужна Заявка в ИС Заявка в ИС Продукция не существует Продукция не существует Продукция существует Продукция существует Заявка в ИС Заявка в ИС Заказы для корректировки Заказы для корректировки Список заказов для корректировки Список заказов для корректировки Запрос о необходимости сделать технико-экономическую проработ... Запрос о необходимости сделать технико-экономическую проработку заявки Предварительная себестоимость изготовления Предварительная себестоимость изготовления Информация об остатках и движениях ГП Информация об остатках и движениях ГП Нет Нет Да Да Заявка Заявка Чертеж изделия от заказчика Чертеж изделия от заказчика Запрос на внесение в ИС отсутствующих ТМЦ Запрос на внесение в ИС отсутствующих ТМЦ Информация о внесении соответствующих ТМЦ в ИС Информация о внесении соответствующих ТМЦ в ИС Проверка спецификации заявки на соответствие условиям договора Проверка спецификации заявки на соответствие условиям договора Уточнение заявки у заказчика Уточнение заявки у заказчика Уточнение объема и срока исполнения заявки Уточнение объема и срока исполнения заявки Формирование запроса в КТО на внесение в ИС всех необходимых ... Формирование запроса в КТО на внесение в ИС всех необходимых данных по отсутствующей продукции A9.1.1.2 A9.1.1.2 Создание заявки в ИС Создание заявки в ИС Уточнение при необходимости объема, срока исполнения заявки и... Уточнение при необходимости объема, срока исполнения заявки и цен на ГП A2.2 A2.2 A2.2.2 A2.2.2 Получение информации по технико-экономической проработке заяв... Получение информации по технико-экономической проработке заявки в ИС Формирование запроса на технико-экономическую проработку заяв... Формирование запроса на технико-экономическую проработку заявки в ИС Прием заявки от заказчика Прием заявки от заказчика A2.7 A2.7 Заявка соответствует условиям договора? Заявкасоответствует условиямдоговора? Принятие решения о необходимости технико-экономической прораб... Принятие решения онеобходимости технико-экономической проработкизаявки Получение уведомления от КТО о внесенных в ИС данных по необх... Получение уведомления от КТО о внесенных в ИС данных по необходимой продукции Регистрация изделия в ИС Регистрация изделия в ИС Формирование на основании заявки плана отгрузки в ИС Формирование на основании заявки плана отгрузки в ИС Проверка существования заказываемой продукции в ИС Проверкасуществования заказываемойпродукциив ИС 3. Описание действий процедуры A2.5.1 Прием заявки от заказчика Исполнители действия - Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » - Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » Начало выполнения: Поступление заявки. Требования к срокам: Не регламентируются Исполнители получают № Объекты От 1. Заявка от заказчика Менеджер по продажам 2. Заявка от заказчика Бюро продаж (роль) 3. Чертеж изделия от заказчика Бюро продаж (роль) Исполнители передают    № Объекты Кому 1. Заявка от заказчика Менеджер по продажам 2. Чертеж изделия от заказчика Менеджер по продажам   Следующие действия - A2.5.2 Проверка спецификации заявки на соответствие условиям договора    A2.5.2 Проверка спецификации заявки на соответствие условиям договора Исполнители действия - Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » - Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » Требования к срокам: В течение дня приема заявки Исполнители получают № Объекты От 1. Договор Бюро продаж (роль) 2. Договор с покупателем Бюро продаж (роль) 3. Заявка от заказчика Менеджер по продажам Инструкция по выполнению действия Необходимо проверить соответствие заявки условиям договора по списку продукции, количеству, срокам поставки. Исполнители передают    № Объекты Кому 1. Заявка от заказчика Менеджер по продажам   Следующие действия - A2.5.3 Заявка соответствует условиям договора?    A2.5.3 Заявка соответствует условиям договора? Исполнители действия - Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » - Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » Исполнители получают № Объекты От 1. Заявка от заказчика Менеджер по продажам Следующие действия При условии «Нет»: - A2.5.4 Уточнение заявки у заказчика При условии «Да»: - A2.5.5 Проверка существования заказываемой продукции в ИС     A2.5.4 Уточнение заявки у заказчика Исполнители действия - Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » - Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » Требования к срокам: В течение дня приема заявки Исполнители получают № Объекты От 1. Заявка от заказчика Менеджер по продажам Исполнители передают    № Объекты Кому 1. Заявка от заказчика Менеджер по продажам   Следующие действия - A2.5.1 Прием заявки от заказчика    A2.5.5 Проверка существования заказываемой продукции в ИС Исполнители действия - Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » - Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » Требования к срокам: Не более 10 минут Исполнители получают № Объекты От 1. Заявка от заказчика Менеджер по продажам Следующие действия При условии «Продукция не существует»: - A2.5.6 Формирование запроса в КТО на внесение в ИС всех необходимых данных по отсутствующей продукции При условии «Продукция существует»: - A2.5.9 Уточнение объема и срока исполнения заявки     A2.5.6 Формирование запроса в КТО на внесение в ИС всех необходимых данных по отсутствующей продукции Исполнители действия - Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » - Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » Требования к срокам: Не более 15 минут Исполнители передают    № Объекты Кому 1. Информация об отсутствии ТМЦ в справочнике ИС Инженер-конструктор   Следующие действия - A2.5.7 Регистрация изделия в ИС    A2.5.7 Регистрация изделия в ИС Исполнители действия - Бюро оснастки и инструмента ( Конструкторско-технологический отдел ПрП и НО ) - Конструкторское бюро АП ( Конструкторско-технологический отдел АП ) - Конструкторско-технологическая группа по НО ( Конструкторско-технологический отдел ПрП и НО ) Требования к срокам: Не более 20 минут Исполнители получают № Объекты От 1. Информация об отсутствии ТМЦ в справочнике ИС Менеджер по продажам Исполнители передают    № Объекты Кому 1. Информация о внесении соответствующих ТМЦ в ИС Менеджер по продажам 2. Информация о внесении ТМЦ в ИС Менеджер по продажам   Следующие действия - A2.5.8 Получение уведомления от КТО о внесенных в ИС данных по необходимой продукции    A2.5.8 Получение уведомления от КТО о внесенных в ИС данных по необходимой продукции Исполнители действия - Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » - Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » Требования к срокам: В течение дня приема заявки Исполнители получают № Объекты От 1. Информация о внесении соответствующих ТМЦ в ИС Инженер-конструктор 2. Информация о внесении ТМЦ в ИС Инженер-конструктор Следующие действия - A2.5.9 Уточнение объема и срока исполнения заявки    A2.5.9 Уточнение объема и срока исполнения заявки Исполнители действия - Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » - Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » Требования к срокам: В течение дня приема заявки Исполнители передают    № Объекты Кому 1. Заявка от заказчика Менеджер по продажам   Следующие действия - A2.5.10 Создание заявки в ИС    A2.5.10 Создание заявки в ИС Исполнители действия - Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » - Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » Требования к срокам: В течение дня приема заявки Исполнители получают № Объекты От 1. Заявка от заказчика Менеджер по продажам 2. Отчет об остатках ГП на складе и движениях ГП из ИС Кладовщик Исполнители передают    № Объекты Кому 1. Заявка от заказчика Менеджер по продажам   Следующие действия - A2.5.11 Принятие решения о необходимости технико-экономической проработки заявки    A2.5.11 Принятие решения о необходимости технико-экономической проработки заявки Исполнители действия - Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » - Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » Требования к срокам: Не более 15 минут Исполнители получают № Объекты От 1. Заявка от заказчика Менеджер по продажам Исполнители передают № При условии Объекты Кому 1. Технико-экономическая обработка необходима Заявка от заказчика Менеджер по продажам 2. Технико-экономическая проработка не нужна Заявка от заказчика Менеджер по продажам Следующие действия При условии «Технико-экономическая обработка необходима»: - A2.5.12 Формирование запроса на технико-экономическую проработку заявки в ИС При условии «Технико-экономическая проработка не нужна»: - A2.5.14 Уточнение при необходимости объема, срока исполнения заявки и цен на ГП     A2.5.12 Формирование запроса на технико-экономическую проработку заявки в ИС Исполнители действия - Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » - Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » Требования к срокам: Не более 15 минут Исполнители получают № Объекты От 1. Заявка от заказчика Менеджер по продажам 2. Чертеж изделия от заказчика Менеджер по продажам Инструкция по выполнению действия Заявке присваивается соответствующий статус. Исполнители передают    № Объекты Кому 1. Заявка от заказчика Менеджер по продажам 2. Информация о необходимости сделать технико-экономическую проработку заявки в ИС Конструкторско-технологические отделы 3. Чертеж изделия от заказчика Конструкторско-технологические отделы   Следующие действия - A2.5.13 Получение информации по технико-экономической проработке заявки в ИС    A2.5.13 Получение информации по технико-экономической проработке заявки в ИС Исполнители действия - Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » - Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » Требования к срокам: В течениедней после принятия решения о технико-экономической проработке заявки Исполнители получают № Объекты От 1. Заявка от заказчика Менеджер по продажам 2. Калькуляция Планово-экономический отдел Исполнители передают    № Объекты Кому 1. Заявка от заказчика Менеджер по продажам   Следующие действия - A2.5.14 Уточнение при необходимости объема, срока исполнения заявки и цен на ГП    A2.5.14 Уточнение при необходимости объема, срока исполнения заявки и цен на ГП Исполнители действия - Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » - Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » Требования к срокам: В течение 10 минут Исполнители получают № Объекты От 1. Заказ на продажу Менеджер по продажам 2. Заказ на продажу Инженер-плановик 3. Заявка от заказчика Менеджер по продажам Исполнители передают    № Объекты Кому 1. Заявка от заказчика Менеджер по продажам   Следующие действия - A2.5.15 Формирование на основании заявки плана отгрузки в ИС    A2.5.15 Формирование на основании заявки плана отгрузки в ИС Исполнители действия - Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) » - Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) » Требования к срокам: В течение рабочего дня, когда получена вся необходимая информация Исполнители получают № Объекты От 1. Заявка от заказчика Менеджер по продажам Инструкция по выполнению действия До 15 числа месяца предшествующего планируемому  в ИС должны быть введены 80% заявок на планируемый месяц. Исполнители передают    № Объекты Кому 1. Заказ на продажу Отделы логистики и продаж з/ч и маркетинга алюм. профиля 2. Заказ на продажу Начальники отделов логистики и продаж з/ч и маркетинга алюм. профиля 3. Заказ на продажу Конструкторское бюро (оснастка) 4. Заказ на продажу Инженер-технолог 5. Заказ на продажу Менеджер по продажам 6. Заказ на продажу Начальник участка упаковки 7. Заказ на продажу Экономист по финансовой работе бюро организации и проведения расчетов 8. Заявка от заказчика Начальник участка упаковки 9. Заявка от заказчика Экономист по финансовой работе бюро организации и проведения расчетов 10. Заявка от заказчика Менеджер по продажам 11. Заявка от заказчика Начальники отделов логистики и продаж з/ч и маркетинга алюм. профиля 12. Заявка от заказчика Конструкторское бюро (оснастка) 13. Заявка от заказчика Инженер-технолог 14. Заявка от заказчика Отделы логистики и продаж з/ч и маркетинга алюм. профиля 15. План отгрузки ГП Экономист по финансовой работе бюро организации и проведения расчетов 16. План отгрузки ГП Начальник участка упаковки 17. План отгрузки ГП Менеджер по продажам 18. План отгрузки ГП Конструкторское бюро (оснастка) 19. План отгрузки ГП Начальники отделов логистики и продаж з/ч и маркетинга алюм. профиля 20. План отгрузки ГП Отделы логистики и продаж з/ч и маркетинга алюм. профиля 21. План отгрузки ГП Инженер-технолог      Приложение А. Состав ролей, участвующих в выполнении процедуры № Роль Субъект Подразделение Предмет деятельности 1. Бюро продаж (роль) Бюро по продажам автозапчастей Отдел логистики и продаж автозапчастей Автокомпоненты (ГП) Бюро по продажам алюминиевых профилей Отдел продаж алюминиевых профильных систем Алюминиевый профиль (ГП) 2. Инженер-конструктор Бюро оснастки и инструмента Конструкторско-технологический отдел ПрП и НО Конструкторское бюро АП Конструкторско-технологический отдел АП Конструкторско-технологическая группа по НО Конструкторско-технологический отдел ПрП и НО 3. Инженер-технолог Конструкторско-технологическая группа по НО Конструкторско-технологический отдел ПрП и НО Технологическая группа инструментального производства Конструкторско-технологический отдел ПрП и НО Технологическое бюро АП Конструкторско-технологический отдел АП Технологическое бюро холодной штамповки Конструкторско-технологический отдел ПрП и НО 4. Кладовщик Кладовщик (склад №1) Склад №1 Склад №1 Кладовщик (склад №2) Склад №2 Склад №2 5. Конструкторское бюро (оснастка) Бюро оснастки и инструмента Конструкторско-технологический отдел ПрП и НО Автокомпоненты (ГП) Конструкторское бюро АП Конструкторско-технологический отдел АП Алюминиевый профиль (ГП) Конструкторско-технологическая группа по НО Конструкторско-технологический отдел ПрП и НО Нестандартное оборудование 6. Конструкторско-технологические отделы Конструкторско-технологический отдел АП Техническая служба главного инженера Алюминиевый профиль (ГП) Конструкторско-технологический отдел ПрП и НО Техническая служба главного инженера Автокомпоненты и нестандартное оборудование 7. Менеджер по продажам Старший менеджер Бюро по продажам автозапчастей Автокомпоненты (ГП) Старший менеджер Бюро по продажам алюминиевых профилей Алюминиевый профиль (ГП) 8. Начальники отделов логистики и продаж з/ч и маркетинга алюм. профиля Начальник отдела логистики и продаж автозапчастей Отдел логистики и продаж автозапчастей Автокомпоненты (ГП) Начальник отдела продаж алюминиевых профильных систем Отдел продаж алюминиевых профильных систем Алюминиевый профиль (ГП) 9. Отделы логистики и продаж з/ч и маркетинга алюм. профиля Отдел логистики и продаж автозапчастей Дирекция по продажам Автокомпоненты (ГП) Отдел продаж алюминиевых профильных систем Дирекция по продажам Алюминиевый профиль (ГП)