Интеграция с ECM-системой DIRECTUM

Задачу построения «бесшовной» системы управления, включающей моделирование, регламентацию и контроль исполнения бизнес-процессов, удалось решить путем интеграции лидирующих в своих классах систем — Business Studio и DIRECTUM.

DIRECTUM — это система электронного документооборота и управления взаимодействием. Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот.

DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow:

  • Согласование документов;
  • Обработка сложных заказов;
  • Подготовка и проведение совещаний;
  • Поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Интегрированное решение «Business Studio + DIRECTUM» реализует стратегически правильный алгоритм внедрения информационных технологий «сверху-вниз» и обеспечивает комплексное применение наиболее передовых и эффективных методов. Сначала в системе Business Studio выстраивается архитектура бизнеса: осуществляется проектирование организации от стратегических целей и показателей их достижения к исполняемым бизнес-процессам операционного уровня. Далее смоделированные и оптимизированные бизнес-процессы автоматизируются. Для этого применяется система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

Тесное взаимодействие двух систем с рамках интеграции позволяет быстро выстроить оптимальную и работающую без сбоев систему управления.

Схема взаимодействия Business Studio и DIRECTUM

Business Studio и DIRECTUM автоматически детектируют наличие друг друга на компьютере и включают режим интеграции. В этом режиме доступны дополнительные пункты меню и возможности, системы вызывают функции и диалоговые окна друг друга по технологии OLE Automation, создавая пользователю комфортные условия работы.

Передача данных между системами осуществляется в формате XPDL и является двусторонней: они могут обмениваться схемами процессов операционного уровня и общими справочниками (оргструктура, физические лица); из Business Studio в DIRECTUM передается на согласование и хранение регламентирующая документация; из DIRECTUM в Business Studio — статистические данные о выполнении процессов. Если в ходе работы в одной из систем вносятся изменения — данные в другой системе можно легко обновить, причем система автоматически генерирует отчет о расхождениях, что позволяет пользователю без дополнительных усилий контролировать актуальность имеющейся информации.

Схема взаимодействия систем в рамках интегрированного решения «Business Studio + DIRECTUM»

Демонстрация интегрированного решения для управления бизнес-процессами «Business Studio + DIRECTUM»

Интеграция с EСM-системой DIRECTUM предоставляет более широкие возможности работы с регламентирующей документацией, сформированной в Business Studio. Она легко выгружается в DIRECTUM и сразу же включается в документооборот. DIRECTUM обеспечивает согласование, хранение и удобный доступ к документам. При этом, находясь в Business Studio, с помощью специальных пунктов меню можно отслеживать и открывать любые документы, размещенные в системе DIRECTUM.

В соответствии с разработанными в Business Studio регламентами DIRECTUM обеспечивает исполнение бизнес-процессов. Типовые маршруты DIRECTUM, полученные после передачи бизнес-процессов из Business Studio, запускаются по мере необходимости выполнить тот или иной процесс. DIRECTUM автоматически производит назначение и контроль выполнения заданий исполнителями, осуществляет движение электронных документов и другой информации от одного пользователя к другому.

Важным моментом является возможность пользователей в любой момент обратиться к регламентирующей документации, переданной из Business Studio, для правильного выполнения процесса.

Автоматизируя исполнение процессов, DIRECTUM может служить источником важной информации о реальном их протекании. В рамках интегрированного решения «Business Studio + DIRECTUM» выполнена настройка обеих систем для передачи этой статистической информации из DIRECTUM в Business Studio. Это позволяет без дополнительных усилий получать и анализировать статистику. Оперативная информация об отклонениях дает возможность руководителю своевременно предпринять корректирующие действия.

Кроме того, эти данные актуальны для настройки модуля функционально-стоимостного анализа и имитационного моделирования. Их использование освобождает бизнес-аналитика от необходимости производить наблюдения за протеканием процесса, чтобы получить представление о количестве запусков процесса в день, а также о времени выполнения его операций.

Таким образом, интеграция позволяет максимально использовать возможности каждой из систем. Использование интегрированного решения «Business Studio + DIRECTUM» формирует основу единого информационного пространства предприятия, обеспечивая:

  1. Быстрый эффект от автоматизации процессов в соответствии с разработанной моделью бизнеса;
  2. Неограниченные возможности для качественной трансформации системы управления;
  3. Дополнительные резервы для роста эффективности и развития организации.