Положение и регламент управления проектами компании

1. Общие положения

Настоящий документ описывает общие положения и технологию ведения проектов Компании.

Документ является обязательным для изучения и исполнения всеми сотрудниками компании.

Документ содержит три основных раздела:

1. Общие принципы, закладываемые в положение и технологию.
2. Роли — Зоны ответственности, выделяемые в управлении проектами.
3. Стандарт управления проектом.

2. Общие принципы

2.1.  Цели настоящего положения

Целями разработки и внедрения настоящего положения являются:

1. Повышение прозрачности хода реализации проектов для руководителей и заинтересованных сотрудников компании.
2. Накопление и распространение опыта и знаний, получаемых в ходе реализации проекта от участников проекта другим сотрудникам компании.
3. Повышение качества выполняемых работ по проектам компании.
4. Адекватная оценка вклада каждого участника в результаты проектов.
5. Повышение производительности выполняемых работ, т.е.  создание возможности для выполнения большего количества проектов.
6. Повышение экономической эффективности проектных работ.
7. Внедрение инструментов материального стимулирования, позволяющих повысить заинтересованность участников в успешной реализации проектов.

2.2.  Границы применения настоящего положения

Область применения настоящего положения:

От начала выполнения проектов компании до завершения выполнения проектов компании.

В область применения не входят:

1. Принятие решений о необходимости и выполнении проектов.
2. Выбор руководителя и участников проекта.
3. Предпроектное исследование (разработка общего видения целей и задач проекта).
4. Разработка факторов риска и средств по борьбе с ними.
5. Оперативное управление решением задач проекта (в том числе координация работ с внешними группами).

Исходные сведения:

• Контрагент
• Задача (предварительное понимание задачи)
• Назначенный руководитель проекта
• Предварительный состав участников проекта

Результирующие сведения:

• Завершенные работы
• Подготовленная отчетная документация

2.3.  Модель управления проектами компании (критерии выбора решений)

В настоящем документе как базовая предлагается следующая модель управления проектами.

1. Выделение только трех фаз проекта:

• Инициирование
• Выполнение
• Завершение

2. Выделение четырех важнейших подсистем управления:

• Управление результатами
• Управление временем и работами
• Управление знаниями
• Управление затратами

Выбор вышеуказанных элементов является экспертным мнением автора. Исходной посылкой является то, что необходимо отработать важнейшие элементы проектной технологии. В дальнейшем возможно расширение используемых инструментов и технологий.

Как дополнительная выделяется подсистема управления качеством.

В рамках всех выделенных выше подсистем должны быть разработаны регламентные действия в случае возникновения отклонений в реализации проекта.

В качестве экспертных идей настоящего положения предлагаются следующие:

1. Минимизация документов по ведению проектов.
2. Выделение главных инструментов в каждой из подсистем управления, а именно одна подсистема — один важнейший документ.

В основу реализации модели управления проектами заложены следующие ключевые тезисы:

1. Технологические особенности бизнеса компании.
2. Организационное разделение ответственности между задачами целеполагания и выполнения работ по достижению поставленных целей.
3. Одна подсистема управления — один главный инструмент (но не единственный).
4. Документирование значимых для реализации проекта событий и результатов.
5. Основные знания компании выражаются в следующем:
   • порядок работ (внутренний план-график)
   • шаблоны используемых документов по проекту
   • программно-технические наработки (конфигурации, настройки и т.п.)
6. Экспертный контроль реализации проектов.

3. Роли — зоны ответственности

Роли (зоны ответственности) описываются следующими понятиями:

Ответственность за результат — выполнение работ и принятие решений по использованию доступных ресурсов, направленных на достижение выделяемого результата.

Ответственность за ресурсы — принятие решений по использованию доступных (выделяемых) ресурсов, в рамках бюджета проекта.

Ответственность выражается в следующих формах:

1. Действия.
2. Принятие решений.
3. Утверждение — право высказывания мнения и влияние на принятие определенных решений.
4. Контроль — проверка соответствия результата определенным требованиям.

В настоящее время в компании выделяются следующие роли (представлены в виде краткого описания):

1. Руководитель компании
   Отвечает за утверждение ключевых событий по проекту (результатов проектов, сметы затрат). Управление отклонениями в реализации проектов (утверждение и принятие решений по нестандартным ситуациям).
2. Директор по качеству
   Отвечает за разработку и реализацию требований к системе управления проектами (в виде норм, положений, процедур, документов, методик, инструкций и стандартов, регламентирующих бизнес и поведение пользователя, норм корпоративной этики, правил поведения), соблюдение разработанных норм и аудит системы управления проектами.
3. Руководитель направления компании
   Отвечает за инициирование проектов, финансовые и стратегические результаты деятельности своего направления.
4. Менеджер проекта
   Отвечает за достижение выделяемых целей проекта, результативное и экономически эффективное использование ресурсов проекта (человеческих и материальных). Контролирует отклонения в реализации проектов.
5. Эксперт компании
   Отвечает за выбираемые методы и технологии, качество выполнения проектных работ специалистами соответствующей предметной области. Возможно, выделение одного и более экспертов проекта.
6. Специалист
   Отвечает за выполнение проектных работ и результатов (задач, поставленных менеджером проекта).
7. Менеджер по качеству
   Отвечает за контроль соблюдения требований нормативной документации компании.

4. Стандарт управления проектом

4.1.  Структура проектов

В настоящем стандарте рассматриваются правила управления проектами следующих типов:

1. Внутренние проекты — цели лежат в области развития компании и направлений деятельности компании.
2. Внешние проекты — развитие (услуги для) клиентов компании.

Каждый проект может включать одного и более участников. Если число участников не совпадает с числом утвержденных ролей проекта, все функции распределяются между исполнителями ролей руководителем направления.

4.2.  Подсистемы управления проектом

Как наиболее важные выделяем следующие подсистемы управления:

1. Управление результатами
2. Управление работами и временем
3. Управление знаниями
4. Управление затратами
5. Управление качеством — техническая подсистема, включаемая для упорядочивания (контроля качества) ведения документов по проекту.

4.3.  Принципы регламента

Как отмечено выше, основной принцип — это использование главного инструмента в каждой из подсистем управления проектом. Также рассматривается подсистема управления качеством как область технического ведения документации по проекту.

Главными инструментами являются следующие документы (см. рис):

1. Резюме проекта
2. Спецификация результатов
3. План-график
4. Смета затрат
5. Экспертиза проекта

Контроль отклонений от запланированных результатов в процессе реализации каждого этапа и фазы проекта (осуществляемый менеджером проекта) ведется по разработанной на предпроектной стадии схеме (правилам, предписанным действиям), которая должна быть отражена в регламенте по следующим аспектам:

• Форма извещения об отклонении;
• Ответственное лицо за принятие решения по отклонениям;
• Схема передачи извещения об отклонениях;
• Сроки передачи извещения об отклонениях;
• Инициатор рассмотрения извещения об отклонениях;
• Форма рассмотрения извещения об отклонениях;
• Список ролевых участников рассмотрения извещения об отклонениях;
• Сроки принятия решения по отклонениям.

Отчетный документ рабочего совещания по отклонениям — Протокол совещания — хранится в папке «События, связанные с проектом».

По каждому регламентному действию обязательно указываются:

• Ответственный;
• Требования к срокам выполнения;
• Наименование и статус исходящего документа.

Чтобы не перегружать таблицу-форму регламента столбцами, рекомендуется в описании действия по передаче документа указать респондента, в требованиях к срокам выполнения указать наименование документа, являющегося инициирующим для этого действия.

Далее представлены характеристики каждой подсистемы управления проектом.

Подсистема Управление результатами

Под управлением результатами понимается область измерения и достижения целей проектов, которые описываются измеряемыми результатами на каждом этапе и фазе проекта.

Основной инструмент подсистемы — спецификация результатов. Спецификация — это всестороннее описание результатов, которые соответствуют поставленным целям и обладают измеримостью.

1. Инициирование проекта
   При инициировании проекта формируется первоначальная спецификация.
   Основная задача — корректно сформулированный результат, актуальный до начала выполнения проекта.
   Также здесь формируется раздел, описывающий запланированные результаты этапов работы (формируется руководителем проекта).
2. Выполнение проекта
   Основная задача — актуализация спецификации, в т.ч.  её расширение и изменение.
   Отражение факта достижения выделенных результатов, вклад каждого участника проекта.
3. Завершение проекта
   Основная задача — подведение итогов и выделение достижений команды и каждого участника проекта.

Подсистема Управление временем и работами

Под управлением временем и работами понимается комплекс работ по определению оптимального перечня задач и решений, связанных с загрузкой исполнителей в проекте.

Основной инструмент подсистемы — внутренний план-график проекта. Внутренний, потому что отражающий реальные задачи (в техническом задании для клиента может быть отражена обобщенная программа работ, не всегда включающая реальные работы). Далее просто план-график.

План-график содержит описание иерархии и последовательности выполнения действий, необходимых для реализации проекта работ, а также фактически выполненные работы.

Ключевые параметры плана-графика:

1. Этап/Задача/ Работа
2. Участник (и) (исполнитель и ответственный)
3. Дата, время плановое
4. Дата, время фактическое
5. Дата завершения работ (ориентировочная)
6. Причины отклонений

1. Инициирование проекта
   В момент инициирования проекта формируется нормативный план-график.
   Основная задача — получение максимально подробно прописанной иерархии работ.
2. Выполнение проекта
   Основная задача — отражение задач проекта в конкретизированные планы работ участников проекта, ведение учета фактически затраченного времени. Отражение причин отклонений.
3. Завершение проекта
   Основная задача — подведение итогов и систематизация причин возникших отклонений.

Подсистема Управление затратами

Под управлением затратами понимается комплекс работ по выбору и принятию решений, связанных с расходами, возникающих в ходе реализации проекта.
Основной инструмент подсистемы — смета затрат.

1. Инициирование проекта
   Формируется плановая смета затрат.
   Основная задача — адекватная прогнозная оценка затрат, связанных с реализацией проекта.
2. Выполнение проекта
   Отражение факта понесенных затрат, расширение плановой части сметы.
3. Завершение проекта
   Подведение финансовых итогов проекта. Формирование результирующего отчета.

Подсистема Управление знаниями

Под управлением знаниями понимается область используемых методов и технологий.

Основной инструмент подсистемы:

1. Инструменты предыдущих подсистем.
2. Используемые документы (рабочие и отчетные).
3. Используемые программно-аппаратные средства (ПАС).
4. Документ — Экспертиза проекта.

1. Инициирование проекта
   Формируется перечень используемых документов и ПАС, ссылки на проекты, инструменты которых можно взять за основу разработки нормативных.
   Также формируется документ экспертиза проекта с выделением событий, которые надо «экспертировать».
   Форма для документов и ПАС: Наименование, Назначение, Есть ли в наличии — где.
   Форма для инструментов: Перечень проектов, контактных лиц.
2. Выполнение проекта
   Для утверждения каждого этапа проекта привлекается эксперт (эксперты).
   Основная задача — анализ решений и результатов этапа до его завершения и отражение результатов экспертного анализа в документе Экспертиза проекта. Рекомендации экспертизы — являются обязательными для исполнения в проекте.
   События, которые необходимо экспертировать, определяются на этапе инициирования проекта.
3. Завершение проекта
   Сбор и обобщение материалов, размещение их на хранение.
   Подготовка Резюмирующего раздела документа экспертиза проекта.

Подсистема Управления качеством

Рассматриваемая подсистема направлена на контроль соблюдения требований документации проектов и прочих регламентных действий.

В рамках настоящей системы выделяются требования по ведению:

1. Проектной документации, описанной выше.
2. Формальной документации, связанной с реализацией проекта (подробно рассматривается в регламенте ведения документации).

Основные инструменты:

1. Документ — Резюме проекта.
2. Регламент ведения документации.
    

   Страницы:
    1   2  3  4  5  6

   Полная версия

   
   

   Версия для печати