Автоматизация - с чего начать?
После того как появилось формализованное представление о бизнес-процессах предприятия и требованиях к информационной системе, предстоит решить сложную задачу – выбрать наиболее подходящую по функциональности и стоимости систему автоматизации.
Шаг первый: «Жесткая» или «гибкая»?
Все системы автоматизации можно разделить на два класса: жесткие - с набором типовых настроек (mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Галактика) и гибкие - с возможностью модифицировать функциональность (1C, Microsoft Axapta). Это касается систем любых классов, начиная от систем для решения локальных задач, до комплексных систем автоматизации деятельности крупных предприятий.
Чтобы определить, «жесткая» или «гибкая» система нужна в конкретном случае, необходимо понять, насколько динамично будет меняться предприятие и его бизнес-процессы в течение ближайших 2-4 лет. Если имеется стабильно работающее предприятие, и в ближайшее время принципиальных изменений в системе управления не планируется, то можно примерять «жесткие» системы, в том числе и западные. У них есть неоспоримое преимущество – это законченные и отлаженные решения, вобравшие в себя лучшие практики управления. Но, выбрав и начав внедрять такую систему, мы будем вынуждены привести свою деятельность в соответствие с моделью бизнес-процессов, заложенной в систему, что для наших предприятий не всегда является допустимым.
Если же бизнес часто реформируется и окончательная конфигурация системы управления еще не сложилась, то нужна гибкая система, позволяющая достаточно просто вносить изменения и без больших затрат модифицировать систему. Такие системы на рынке есть, плюс на них уже могут быть реализованы и готовые решения.
Типы корпоративных информационных систем
Шаг второй: «Готовая или на заказ?»
На следующем шаге необходимо определиться, будет ли использоваться готовая или разрабатываться заказная система, для автоматизации бизнес-процессов предприятия?
Преимущества готового решения состоят в том, что:
- Можно заранее примерить функционал системы к своим потребностям.
- Можно посмотреть внедрение этой системы на других предприятиях.
- Минимальны риски в оценке стоимости системы и внедрения.
- Имеются отработанные методики внедрения.
- Довольно точно сформулированы требования к инфраструктуре, персоналу и другим ресурсам.
- Как правило на рынке труда есть специалисты которых всегда можно привлечь для сопровождения системы.
Недостатки готового решения:
- Затруднено или невозможно изменение системы в случае возникновения необходимости.
- Даже в тех случаях, когда модификация возможна, существует большой риск нарушения целостности системы.
В том случае, когда автоматизируемые бизнес-процессы и алгоритмы уникальны, и заказчик может позволить себе потратить деньги и время, то ничего не остается как прибегнуть к разработке заказной информационной системы.
Преимущества новой разработки:
- Возможность сделать систему «под себя» на 100% удовлетворяющей функциональные требования.
В чем недостатки:
- На порядок возрастают требования к квалификации бизнес-аналитиков, осуществляющих постановку задачи.
- Очень велики риски в оценке сроков и стоимости разработки.
- Стоимость разработки, оказывается, как правило, выше стоимости готового решения.
- Качество полученного решения сильно зависит от профессионализма разработчиков (нужно быть готовым, что тестирование системы будет проходит на Вашем предприятии)
- У предприятия появляется зависимость от компании разработчика (эта зависимость не так сильна в случае разработки на базе распространенных платформ).
Итак вариантов два:
- Выбрать готовую систему, с помощью которой с определенными настройками (именно настройками, а не доработкой) можно решить поставленные задачи.
- Заказать новую разработку на базе распространенных платформ (например Axapta, 1С и им подобные) или на одном из обычных языков программирования.
Шаг третий: «Отбрасываем дорогие системы»
Чтобы еще более сузить множество потенциально подходящих систем, нужно рассмотреть еще одно ограничение – допустимая стоимость проекта. Здесь применимы следующие правила:
- В случае с готовыми решениями стоимость лицензий и стоимость внедрения определяется достаточно точно.
- При варианте разработки (доработки) программного продукта ошибиться с оценками сроков и сумм можно в разы. Но очевидно, что получить сравнимый по функционалу и качеству с типовыми решениями продукт за меньшие деньги чем стоимость готового решения невозможно.
- Не забывайте про затраты на инфраструктуру (вычислительная техника, сети, системное программное обеспечение) без которых не обходиться ни один проект.
Очевидно, что стоимость системы нужно рассматривать применительно к эффекту, который ожидается получить от ее внедрения. Но не всегда предприятие имеет возможность в течение 1-2 лет тратить значительные суммы. Поэтому, сопоставляя собственные финансовые возможности со стоимостью решений отбрасывайте те, которые «не по карману».
Шаг четвертый: «Выбор»
Если ранее описанные шаги выполнены, то становится ясно, какие системы подходят под потребности предприятия. Далее, самый простой способ выбора и приобретения системы – объявление тендера. Так как требования к системе есть, то и тендерные условия формулируются достаточно просто.
Очень рекомендуем посетить предприятия, где установлено предлагаемое решение и где внедрение осуществляла компания-подрядчик. Имея на руках собственную модель системы управления с требованиями к системе автоматизации, стоит своими глазами оценить опыт подрядчика и выслушать мнение их предыдущих клиентов. Не бойтесь потратить на это время и деньги, учиться на чужом опыте всегда дешевле. Обязательно оцените состав команды внедренцев на вашем проекте. Не смотря на все достижения компании, очень многое зависит от конкретных исполнителей, их опыта и квалификации.
Резюме
Несмотря на большой опыт, который накопили и предприятия и компании-подрядчики, до сих пор встречаются случаи неудачного внедрения систем автоматизации. Где-то не была учтена стратегия развития предприятия и проект стал просто не нужен, где-то просто поддались на уговоры продавцов и выбрали неподходящую систему. Последовательность шагов по инициированию проекта автоматизации, предложенная в данной статье, выработана на базе многолетнего опыты выполнения проектов и гарантирует правильный выбор информационной системы.
