Первичная анкета для разработки системы бюджетного управления

Пояснения к заполнению анкет

1. Задачи подразделения

В поле «Наименование задачи» указываются типовые задачи (функции), выполняемые Вашим подразделением или совместно с другими службами.

В поле «Используемые и формируемые документы» заносятся наименования документов, которые являются основанием для выполнения задачи либо которые используются в качестве исходных данных для ее выполнения.

Например:

№	Наименование задачи	Используемые информируемые документы
1	Формирование годового плана производства	1. Заявки потребителей 2. Производственные мощности 3. План производства

2. Финансовые функции подразделения

2.1.  Ответственность подразделения

В поле «Показатель» отражены следующие финансовые показатели подразделения (предприятия):

• Отдача от инвестиций — отношение прибыли к капиталу
• Прибыль — разница между выручкой и общими затратами (прямыми и косвенными);
• Маржинальный доход — разница между выручкой и прямыми затратами;
• Доход — суммарная выручка подразделения (предприятия);
• Затраты — суммарные расходы подразделения (предприятия);

Если подразделение может влиять на величину показателя, то в поле «Ответственность» указывается «да», в противном случае — если подразделение не имеет полномочий оказывать влияние на показатель, и он жестко фиксирован — «нет».

В поле «Кто формирует план» указывается наименование должности (подразделения), которое устанавливает предельное значение показателя.

Поле «Кто осуществляет контроль» предназначено для указания должности (подразделения), получающего информацию о фактическом значении показателя и принимающего решение о корректировке плана.

Например:

Подразделение: Отдел рекламы

№ п.п.	Показатель	Ответственность (да/нет)	Кто формирует план	Кто осуществляет контроль
1	Эффективность инвестиций	Нет
2	Прибыль	Нет
3	Маржинальный доход	Нет
4	Выручка (доход)	Нет
5	Затраты	Да	Отдел рекламы	Коммерческий директор

2.2.  Затраты подразделения

2.2.1 Затраты связанные с функционированием подразделения.

В поле «Статья затрат» указывается наименование статьи расходов, затрачиваемых для нормального функционирования подразделения и выполнения его задач.

Например:

Заработная плата
Арендная плата за оборудование
Канцтовары

В поле «Детализация» статья расходов детализируется в соответствии с принятой в организации классификацией

Например:

Заработная плата основных рабочих
Оплата ГСМ
Аренда легкового транспорта

2.2.2 Общефирменные затраты, контролируемые подразделением.

В поле «Статья затрат» указывается наименование статьи расходов, контролируемых подразделением, но не связанных с его функционированием.

Например:

Прямые материальные затраты
Реклама
Электроэнергия

В поле «Детализация» статья расходов детализируется в соответствии с принятой в организации классификацией

Например:

Основные материалы
Реклама в СМИ

Вид затрат (общефирменные или связанные с функционированием подразделения) указывается в соответствующем столбце таблицы.

В поле «Возможность влияния» заносится ответ «да», если подразделение может своими действиями изменять объем затрат. Если их величина жестко фиксирована, заносится ответ «нет».

В поле «Кто осуществляет контроль» заносится наименование должности (подразделения), получающего данные о фактических затратах.

2.3.  Доходы подразделения

В поле «Товарная (продуктовая) группа» указывается обобщенно вид товаров (продукции, услуги), реализуемых подразделением. Не нужно описывать всю номенклатуру реализуемых товаров (продуктов, услуг) в полном объеме.

Например:

Строительные материалы
Прессформы
Ремонт технологического оборудования

Поле «Сегмент рынка» характеризует группу покупателей (потребителей) товара (продукта, услуги). Не рекомендуется давать полный перечень контрагентов.

Например:

Корпоративные заказчики
Магазины города
Оптовые базы
Частные лица

В поле «Кто планирует продажи» заносится наименование должности (подразделения), выдающего план продаж в количественном или стоимостном выражении.

В поле «Кто осуществляет контроль» заносится наименование должности (подразделения), получающего данные о фактических объемах продаж в количественном или стоимостном выражении.

3. Документооборот подразделения

1. Документы входящие, документы исходящие

В поле Документ указывается наименование документа, отражающее форму (отчет, рапорт, реестр, ведомость, справка, служебная записка, накладная и т.д.) и смысл документа.

В поле «Откуда поступает (куда поступает)» указывается должность (профессия) и наименование структурного подразделения или прочего внешнего субъекта — источника документа. Наименования подразделений и должность должны соответствовать штатному расписанию.

В поле Срок поступления (требования к срокам передачи) указывается срок для установленных требований к движению документов.

Возможные варианты:

• до 5 числа текущего месяца,
• не позднее окончания следующего дня,
• по требованию,
• не позднее трех дней с момента обращения.

В случае отсутствия требований пишется нет.

В поле Способ получения (способ передачи) указывается один (несколько) из следующих вариантов

• Бумажный документ
• Электронный документ (информация в информационной системе)
• Прочие электронные документы («Excel», Интернет, сеть)
• Факс
• Устная информация

2. Документы внутренние

Внутренние документы — это документы, которые не выходят за границы подразделения и не используются другими службами организации, появляются и ведутся внутри вашего подразделения.

В поле «Документ» указывается наименование документа, отражающее форму (журнал, отчет, рапорт, реестр, ведомость, справка, служебная записка, накладная и т.д.) и смысл документа.

В поле «Ответственный за ведение» указывается должность (профессия) сотрудника данного подразделения.

В поле Способ ведения указывается один из следующих вариантов:

• Журнал
• Реестр
• Книга
• Ведомость
• Бумажный справочник
• Электронный справочник

4. Описание материальных потоков

4.1.  Входящие товарно-материальные ценности

«Наименование» — наименование группы ТМЦ, поступающих в подразделение

Например:

Заготовки
Материалы
Канцтовары

«Откуда поступает» — подразделение, передающее ТМЦ. В случае поступления ТМЦ от стороннего поставщика, указать «Поставщик» или группу поставщиков.

«Сопровождающие документы» — документы (накладные, акты, счета и т.п.), поступающие вместе с ТМЦ.

4.2.  Исходящие товарно-материальные ценности

«Наименование» — наименование группы ТМЦ, передаваемых подразделением

«Куда поступает» — подразделение, получающее ТМЦ. В случае передачи ТМЦ стороннему потребителю, указать «Потребитель» или группу потребителей.

«Сопровождающие документы» — документы (накладные, акты, счета и т.п.), передаваемые вместе с ТМЦ.

1. Задачи подразделения

№	Наименование задачи	Используемые иформируемые документы
1
2
3
4
5
6
7
9
10
11
12
13
14
15

2. Финансовые функции подразделения

2.1. Ответственность подразделения

№ п.п.	Показатель	Ответственность (да/нет)	Кто формирует план	Кто осуществляет контроль
1	Эффективность инвестиций
2	Прибыль
3	Маржинальный доход
4	Выручка (доход)
5	Затраты

2.2. Затраты подразделения

№ п.п.	Статья затрат	Детализация	Вид(общефирменные / подразделения)	Возможность влияния (да/нет)	Кто осуществляет контроль
1
2
3
4
5
6

2.3. Доходы подразделения

№ п.п.	Товарная (продуктовая) группа	Сегмент рынка	Кто планирует прода-жи	Кто осуществляет контроль
1
2
3
4

3. Документооборот подразделения

2.1. Документы входящие

№ п.п.	Документ	Откуда поступает	Срок поступления	Способ получения
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

2.2. Документы исходящие

№ п.п.	Документ	Куда поступает	Требования к срокам передачи	Способ передачи
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22

2.3. Документы внутренние

№ п.п.	Документ	Ответственный за ведение	Способ ведения
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

4. Описание материальных потоков

4.1. Входящие товарно-материальные ценности

№ п.п.	Наименование	Откуда поступает	Сопровождающие документы
1
2
3
4
5
6
7

3.2. Исходящие товарно-материальные ценности

№ п.п.	Наименование	Куда поступает	Сопровождающие документы
1
2
3
4
5
6
7