Аудит и доработка бизнес-архитектуры организации в системе Business Studio

Роман Исаев

Эксперт по организационному развитию, процессному управлению, информационным технологиям в бизнесе

Партнёр ГК «Современные технологии управления»

Руководитель проектов, бизнес-тренер, сертифицированный специалист Business Studio

Автор 11 книг и более 60 публикаций в научно-практических журналах

Автор и разработчик моделей и модулей для системы Business Studio, которые на протяжении многих лет активно используются в ведущих российских и международных организациях

Многие организации, которые внедрили систему Business Studio, уже разработали собственные электронные бизнес-архитектуры с большим объёмом информации. Под бизнес-архитектурой в рамках данной статьи будем подразумевать комплексную модель бизнеса (организации), которая включает в себя: стратегические карты, цели и показатели KPI, модели бизнес-процессов, регламентирующую документацию (регламенты бизнес-процессов, положения о подразделениях, должностные инструкции и др.), организационную структуру, системную архитектуру, портфели проектов и многое другое. Дальше необходимо провести аудит и анализ разработанной бизнес-архитектуры, чтобы правильно спланировать и продолжить её актуализацию, доработку и оптимизацию.

Под аудитом в рамках данной статьи подразумевается проверка бизнес-архитектуры на соответствие правилам и методикам бизнес-моделирования, которые применяются в системе Business Studio, а также различным отраслевым стандартам, требованиям и общепринятым практикам. В основе правил и методик бизнес-моделирования лежат два фундаментальных подхода: процессный и системный подход. Подробная методологическая информация приведена в официальной документации Business Studio и книгах [4], [5].

Проведение аудита позволит ответить на следующие вопросы

• В правильном ли направлении ведётся разработка бизнес-архитектуры организации;
• Какие в бизнес-архитектуре есть неточности, ошибки и слабые стороны;
• Какие в бизнес-архитектуре есть несоответствия действующим методикам, правилам и стандартам;
• Как лучше и эффективней установить взаимосвязи между различными объектами в бизнес-архитектуре;
• Как дальше развивать, дорабатывать и оптимизировать бизнес-архитектуру;
• Как повысить эффективность работы бизнес-аналитиков, методологов и технологов;
• Как обеспечить применение (реализацию) бизнес-архитектуры (графических моделей, регламентов и других материалов) на практике всеми сотрудниками организации.

Как проводить аудит

Аудит бизнес-архитектуры организации в системе Business Studio рекомендуется проводить примерно через 6–8 месяцев после начала её разработки, и дальше с интервалом примерно 1 год в зависимости от объёма наполнения информацией и специфики работы организации (см. Рис. 1).

При выборе аудитора (специалиста, кто будет проверять бизнес-архитектуру) возможно 3 варианта.

• Сотрудники организации, кто обладает техническими и методологическими знаниями по Business Studio, но не принимал участие в разработке бизнес-архитектуры (принцип независимости). Таких сотрудников найти на практике бывает довольно сложно, поэтому обычно применяются следующие два варианта.
• Сотрудники организации, кто принимал участие в разработке бизнес-архитектуры и обладает всеми необходимыми знаниями. В таком случае это называется не аудит, а самооценка. Это тоже полезная процедура, но качество и достоверность информации будет ниже, чем при аудите.
• Внешний специалист, который обладает отраслевыми знаниями по бизнес-архитектуре, техническими и методологическими знаниями по Business Studio. Это наиболее эффективный вариант, т. к. внешний специалист может дать высококвалифицированную независимую оценку и рекомендации, а также рассказать про успешные практики других организаций из данной отрасли.

Для проведения аудита бизнес-архитектуры в организации среднего размера необходимо:

• Один аудитор;
• Рабочая группа из сотрудников организации (2–3 человека), принимавших наибольшее участие в разработке бизнес-архитектуры или руководил этой работой;
• Полный доступ к бизнес-архитектуре в системе Business Studio в течение 2 рабочих дней.

Аудитор совместно с рабочей группой детально просматривает бизнес-архитектуру по чек-листу (см. Табл. 1). В данном чек-листе по каждому требованию (компоненту) указывается степень его проработки, комментарии и рекомендации. На основе выявленных несоответствий (заполненного чек-листа) разрабатывается план по дальнейшей доработке и оптимизации бизнес-архитектуры организации с чётким закреплением задач, сроков и исполнителей.

Рис. 1. Аудит и доработка бизнес-архитектуры организации

Табл. 1. Чек-лист для аудита бизнес-архитектуры организации, разработанной в системе Business Studio

Примеры результатов аудита

Автор в течение 10 лет проводил аудиты бизнес-архитектур в системе Business Studio разных банков и финансовых организаций. Рассмотрим самые распространённые типовые несоответствия, слабые стороны и ошибки, которые выявлялись в результате аудитов.

Методологические несоответствия

• Нарушение правил выбранной нотации на графических моделях бизнес-процессов. Подробное описание всех нотаций с примерами приведено в официальной документации Business Studio, а также в книгах [4] и [5]. Для моделей в некоторых нотациях в Business Studio есть возможность автоматической проверки правильности построения. По опыту реализованных автором проектов в средних финансовых организациях разрабатывается примерно 1000 графических моделей бизнес-процессов нижнего уровня (в формате А4 и нотациях EPC, BPMN, Cross Functional Flow Chart). В крупных организациях разрабатывается более 1500 моделей.
• Несоответствие других графических моделей (стратегические карты, диаграммы Исикавы) установленным в Business Studio методикам и правилам.
• Не заполнены свойства (карточки) большого количества объектов в разных справочниках. В первую очередь необходимо заполнить карточки бизнес-процессов, должностей и ролей. Это особенно важно для автоматического формирования качественной и полноценной регламентирующей документации: регламенты бизнес-процессов, положения о подразделениях, должностные инструкции.
• Структуры (иерархии) объектов в некоторых справочниках являются несистемным (нелогичными), полностью не детализированы, содержат дублирующиеся части и противоречия. Примеры, как наиболее качественно и эффективно структурировать объекты в справочниках приведены в «Комплексной типовой бизнес-модели банка (финансовой организации)» [1].

Отраслевые (практические) несоответствия

• Несоответствие компонентов и материалов бизнес-архитектуры требованиям регулирующих органов и законодательства;
• Несоответствие бизнес-архитектуры общепринятой практике работы в отрасли. Например, устаревшие бизнес-процессы или элементы системной архитектуры.

Технические несоответствия

• Не проводилась процедура «обслуживание базы данных» в Business Studio. Рекомендуется её выполнять несколько раз в месяц в зависимости от интенсивности наполнения бизнес-архитектуры;
• Не корректно или не полностью назначены права доступа пользователей и ролей к справочникам (классам) и объектам в Business Studio;
• Различные неточности и ошибки при самостоятельной разработке новых шаблонов отчётов и фильтров в Business Studio, а также конфигураций базы данных в модуле MetaEdit;
• Не полностью или некорректно заполненные настройки для всех пользователей базы данных Business Studio и настройки по формированию Портала (Portal).

Доработка и оптимизация бизнес-архитектуры организации в системе Business Studio

Доработка выполняется двумя способами по тем компонентам, по которым выявлены несоответствия.

1. Доработка справочников, свойств объектов и графических моделей

У каждого справочника рекомендуется назначить ответственных за доработку и актуализацию, например, на основе Таблицы 2. Эти сотрудники должны быть профессионально обучены работе в системе Business Studio.

Табл. 2. Ответственные за наполнение и актуализацию справочников в системе Business Studio

2. Техническая доработка бизнес-архитектуры

Включает в себя разработку новых справочников (классов), связей, параметров (свойств), шаблонов отчётов под потребности и задачи организации. На основе запросов и пожеланий пользователей автор в течение многих лет ведёт разработку и развитие двух дополнительных модулей для Business Studio.

• Система управления операционными рисками [2];
• Многофункциональное дополнение (add-on) [3].

В этих модулях собран функционал, который позволяет решать самые распространённые и востребованные на сегодняшний день задачи. Например, планирование, идентификация, ранжирование, учёт и контроль операционных рисков, реализация предупреждающиех и корректирующихе действияй, управление полномочиями сотрудников, ведение глоссария для бизнес-процессов, формирование маркетинговыхе функции и отчётов, проведение SWOT-анализа и многое другое.

Заключение

В данной статье мы рассмотрели основные правила и примеры аудита бизнес-архитектуры организации в системе Business Studio. Данную процедуру рекомендуется проводить на систематической основе. Это позволит сэкономить время и ресурсы, избежать ошибок, внедрить в работу успешные практики и передовой опыт.

По мнению ведущих экспертов в настоящее время конкуренция в области продуктов и услуг сменяется на конкуренцию моделей управления и бизнеса в целом. Именно те организации, которые разработали эффективные бизнес-архитектуры и постоянно их улучшают, получают максимальные конкурентные преимущества и стабильное развитие.

Источники информации:

[1] Комплексная типовая бизнес-модель банка (финансовой организации). Электронный ресурс.
[2] Система управления операционными рисками
[3] Многофункциональное дополнение (add-on) для Business Studio
[4] Р. А. Исаев. Банк 3.0: стратегии, бизнес-процессы, инновации. — М.: Инфра-М, 2017.
[5] Р. А. Исаев. Банковский менеджмент и бизнес-инжиниринг (2-е издание). — М.: Инфра-М, 2015.

Январь 2017 г.

Рекомендуемые материалы по тематике

ИТ-архитектура организации и система регламентации ИТ-департамента

Взгляд на бизнес с помощью схемы жизненного цикла ISO 15288

Положение о финансовой структуре

Борьба за эффективность при стремительном росте бизнеса. Трансформация строительно-инвестиционного холдинга «Автобан»