Модель агентства недвижимости: стратегия, бизнес-процессы, организационная структура

Информация об авторе

Имя
Роман Исаев

Должность

  • Эксперт по организационному развитию и процессному управлению;
  • Партнёр ГК «Современные технологии управления»;
  • Руководитель проектов организационно-корпоративного развития;
  • Профессиональный бизнес-тренер;
  • Автор 5 книг и более 30 публикаций в научно-практических журналах;
  • Автор и разработчик моделей и решений для системы Business Studio, которые на протяжении многих лет активно внедряются и используются в организациях России и СНГ.

Контакты

E-mail mail@isaevroman.ru

Модели и решения

Автор книг

Общие сведения о модели

Стоимость модели — 25 000 руб.

Название Модель агентства недвижимости: стратегия, бизнес-процессы, организационная структура
Области применения Агентства недвижимости, риэлторские центры, девелоперские, инвестиционные, строительные и управляющие компании
Размер организации Модель применима для средних и крупных организаций, а также для отдельных бизнес-направлений.
Стоимость 25 000 руб.
В течение 1 года после приобретения Модели клиент получает следующие обновления бесплатно (при условии предоставления рецензии на Модель).
Информационная поддержка 1 год бесплатно.
В рамках информационной поддержки принимаются вопросы по поиску, извлечению и использованию информации Модели. На методологическую и практическую поддержку проектов организационного развития заключается отдельный договор.
Количество пользователей Количество пользователей Модели в организации, на которую заключён договор, не ограничено. Зависит только от количества приобретённых лицензий Business Studio.
Технические требования

Для работы с Моделью необходимо:

  • Business Studio последней актуальной версии (минимум 1 лицензия);
  • Microsoft SQL Server 2008 R2 или выше (бесплатная версия Express автоматически устанавливается вместе с Business Studio);
  • Microsoft Visio 2013 или выше.
Правила работы Модель рекомендуется использовать только для просмотра как справочник (эталон) и по её образцу создавать собственную Модель в отдельной базе данных Business Studio. Разрешённые способы выгрузки и переноса информации из Модели указаны в Правилах.
Обучение

Проводятся практические семинары:

  1. Построение эффективной модели агентства недвижимости: стратегия, бизнес-процессы, организационная структура.
  2. Business Studio: профессиональное организационное развитие и управление.
Презентации
  • PDF-презентация: опубликована ниже;
  • Видео-презентация: публикация ожидается.

PDF-презентация «Модели агентства недвижимости: стратегия, бизнес-процессы, организационная структура»


Описание «Модели агентства недвижимости»

«Модель агентства недвижимости: стратегия, бизнес-процессы, организационная структура» (далее Модель) — это эталонная (типовая) модель агентства недвижимости (reference model, master model), которая представляет собой систему взаимосвязанных графических моделей, документов и справочников, описывающих деятельность и управление агентства недвижимости (риэлторского центра). Технически она реализована в виде базы данных в программном продукте Business Studio.

Модель является эффективным инструментом и информационно-практическим пособием по формализации и совершенствованию деятельности агентства недвижимости (далее — АН). Для многих организаций она уже стала «настольной энциклопедией» (электронной базой знаний), которая используется непрерывно в течение многих лет.

Модель может быть успешно использована как организациями, которые только начинают формализацию своей деятельности с помощью современных технологий управления, так и организациями, которые продолжают развивать и оптимизировать свой бизнес.

Благодаря большому объёму информации и широкому практическому применению Модель будет полезна для многих подразделений агентства недвижимости:

  • бизнес-подразделения (управления оценки, продаж, аренды объектов недвижимости);
  • управление маркетинга;
  • управление персонала, включая отдел обучения сотрудников;
  • управления бизнес-процессов, методологии, организационного и стратегического развития;
  • управление информационных технологий;
  • управления операционных рисков.

Модель может быть успешно использована в организациях различных областей деятельности, связанных с недвижимостью:

  • агентства недвижимости, риэлторские центры;
  • девелоперские, инвестиционные, строительные и управляющие компании.

Поскольку Модель — это в первую очередь управленческий инструмент, то в неё заложена структура и наполнение трёх основных систем управления:

  1. Система стратегического управления (ССУ).
  2. Система управления бизнес-процессами (СУБП).
  3. Система управления персоналом и организационной структурой.

Для каждой системы управления представлены основные её компоненты в виде моделей, документов и информационных справочников, а также различные успешные решения и практические наработки.

Практические задачи, решаемые с помощью Модели

  • Разработка и реализация стратегии;
  • Описание и оптимизация бизнес-процессов агентства недвижимости;
  • Оптимизация организационной структуры и численности персонала;
  • Построение системы менеджмента качества;
  • Построение системы обучения персонала: быстрое и качественное обучение специалистов агентства недвижимости, подготовка полноценных учебных материалов;
  • Создание электронной базы знаний и единого центра управления для агентства недвижимости;
  • Эффективное и системное выполнение проектов автоматизации и внедрения новых технологий;
  • Тиражирование бизнеса, распространение Модели на филиалы и партнёрскую сеть;
  • Внедрение в деятельность агентства недвижимости новых идей и успешных практик из отрасли. Возможность видеть изнутри, как работают конкуренты.

Эффекты от внедрения Модели

  • Улучшение общих показателей KPI: рост продаж и клиентской базы, снижение издержек, операционных рисков (ошибки, дефекты, сбои), претензий клиентов;
  • Улучшение показателей KPI по каждому бизнес-процессу: время выполнения, качество, результативность, себестоимость;
  • Значительное сокращение затрат времени и финансов на реализацию проектов и задач организационного развития. Благодаря Модели большую часть проектов и задач можно выполнить собственными силами;
  • Минимизация рисков при построении систем управления и реализации проектов за счёт уже апробированных и зарекомендовавших себя решений.

Ключевые свойства Модели

  • Разработана в профессиональном программном продукте бизнес-моделирования Business Studio с помощью современных методик организационного развития и процессного управления;
  • Простота в использовании и понятность структуры Модели;
  • Полностью на русском языке;
  • Отражает практику работы ведущих российских агентств недвижимости;
  • Реализует принципы системного и процессного подходов;
  • Реальная практическая ценность и уникальность информации;
  • Модель регулярно пополняется новыми элементами и совершенствуется в соответствии с появлением новых решений и практик, особенностей развития рынка недвижимости.
  • Обращаем внимание: модель содержит только те компоненты, которые заявлены в настоящем описании.

    Структура «Модели агентства недвижимости»

    1. Система стратегического управления (включая сбалансированною систему показателей BSC / KPI)

    1.1. Стратегические цели АН

    Дерево (иерархический список) стратегических целей, сгруппированных по 4-м перспективам BSC / KPI: Финансы, Клиенты и маркетинг, Бизнес-процессы и технологии, Персонал и развитие.

    К стратегическим целям в свойствах (параметрах) привязаны Показатели KPI и Проекты (мероприятия по достижению целей).

    Путь: «Управление — Цели и показатели — Цели».

    1.2. Показатели KPI для стратегических целей АН

    Дерево (иерархический список) показателей KPI для стратегических целей АН.

    Путь: «Управление — Цели и показатели — Показатели».

    1.3. Стратегическая карта АН

    Визуальная схема стратегического развития АН, которая включает группировку целей и причинно-следственные связи между ними.

    Путь: «Управление — Цели и показатели — Стратегические карты».

    1.4. Стратегические проекты

    Список проектов, направленных на достижение стратегических целей. У некоторых проектов заполнены свойства (параметры).

    Путь: «Управление — Проекты».

    1.5. Отчёты по стратегическому управлению

    По стратегическому управлению автоматически формируются следующие Отчёты в Business Studio:

    • счётная карта (таблица с целями, показателями и проектами);
    • отчёты по целям и показателям (для вывода параметров и значений с графиками);
    • отчёты по проектам;
    • иерархические диаграммы.

    2. Система управления бизнес-процессами АН

    2.1. Дерево (иерархический список) всех бизнес-процессов АН

    Иерархический список всех бизнес-процессов и процедур АН до 3-го уровня детализации. Для бизнес-процессов верхнего уровня указаны «владельцы» (ответственные) и заполнены свойства (параметры).

    Путь: «Процессы».

    2.2. Графические модели бизнес-процессов и процедур АН

    Используются нотации (стандарты): «Процедура» (Cross Functional Flowchart) и «Процесс» (Basic Flowchart).

    • А1.1 Оценка объектов недвижимости;
    • А1.2 Купля-продажа объектов недвижимости;
    • А1.2.1 Поиск объектов недвижимости для продажи;
    • А1.2.2 Выполнение сделки купли-продажи;
    • А1.2.3 Работа по ипотеке;
    • А1.3 Работа с арендой / наймом объектов недвижимости.
    2.3. Показатели KPI бизнес-процессов

    Список более 40 показателей KPI для измерения результативности, эффективности и качества бизнес-процессов АН. Некоторые показатели привязаны в свойствах (параметрах) бизнес-процессов.

    Примеры заполнения свойств (параметров, значений и графиков) для следующих показателей:

    • доход АН от сделок купли-продажи недвижимости (за период);
    • количество закрытых сделок купли-продажи недвижимости (за период);
    • среднее время выполнения сделки купли-продажи (от заявки до закрытия).
    Путь: «Управление — Цели и показатели — Показатели».

    2.4. Регламенты бизнес-процессов и процедур АН (формируются автоматически)

    Регламенты формируются автоматически для всех бизнес-процессов и процедур, имеющих графические модели — см. п.2.2. Полнота регламентов зависит от объёма заданных параметров бизнес-процесса и подпроцессов, а также от размера модели.

    2.5. Отчёты по бизнес-процессам

    По бизнес-процессам автоматически формируются следующие Отчёты в Business Studio:

    • дерево процессов (иерархическая диаграмма);
    • описание Процесса/Процедуры (таблица — технологическая карта);
    • описание процесса и подпроцессов;
    • матрица ответственности процесса;
    • владельцы и аналитики процессов (включая ФИО);
    • документооборот процесса.
    2.6. Библиотека документов по бизнес-процессам
    • Список нормативных документов, используемых в бизнес-процессах (частично с файлами);
    • Список информационных потоков в бизнес-процессах (без файлов);
    • Список форм документов в бизнес-процессах (частично с файлами).

    Для бизнес-процессов, имеющих графические модели, разработаны списки форм документов и информационных потоков, которые в них циркулируют и являются входами-выходами.

    Привязаны следующие документы (в виде файлов):

    • Предварительный договор (купля-продажа);
    • Основной договор (купля-продажа с ипотекой);
    • Договор дарения;
    • Профессиональный стандарт «Специалист в сфере недвижимости».

    Путь: «Объекты деятельности — Документы — Электронный документ».

    2.7. Программные продукты (системная архитектура, автоматизация)

    Список самых актуальных и востребованных в АН программных продуктов.

    Программные продукты привязаны к некоторым бизнес-процессам в свойствах (параметрах). Автоматически формируется иерархическая диаграмма (системная архитектура АН).

    Путь: «Объекты деятельности — Программные продукты».

    3. Система управления персоналом и организационной структурой АН

    3.1. Организационная структура АН до уровня должностей

    Организационная структура представлена в виде дерева (иерархического списка) и графических моделей (организационных диаграмм) для каждого подразделения (отдела).

    Организационная структура включает все подразделения и должности, имеющиеся в крупном универсальном агентстве недвижимости, предоставляющем все основные услуги.

    Организационная структура также включает список ролей, рабочих групп и внешних субъектов. Свойства (параметры) для структурных единиц не заполнены.

    Путь: «Субъекты».

    3.2. Положения о подразделениях и должностные инструкции (формируются автоматически)

    Положения о подразделениях и должностные инструкции формируются автоматически для всех подразделений и должностей. Полнота документов зависит от объёма прописанного функционала соответствующей структурной единицы и заданных параметров.

    Настроено автоматическое формирование детальной должностной инструкции для должности «Риэлтор».

    3.3. Отчёты по организационной структуре

    По субъектам организационной структуры автоматически формируются следующие Отчёты в Business Studio:

    • описание должности / подразделения;
    • матрица ответственности субъекта;
    • список сотрудников;
    • описание роли.

    4. Карты решений (Cause and Effect Diagram)

    Аналитические модели по решению самых актуальных задач агентства недвижимости:

    • Как повысить продажи (доход АН);
    • Как снизить издержки;
    • Как снизить текучесть кадров;
    • Как преодолеть недостаток времени, перегрузки и задержки в работе;
    • Как реализовать стратегию и выполнить показатели KPI.
    Путь: «Управление — СМК — Диаграммы Исикавы».

    5. Дополнительно

    Стандарт качества ISO 9001:2015 (иерархическая структура и тексты требований).

    Путь: «Управление — СМК — Стандарты».

    В Модели также заполнены дополнительные информационные справочники без детализации: направления деятельности (услуги), базы данных, внешние ссылки, физические лица и др.