Экспресс-методика расчета стоимости содержания бизнес-процесса

Зухра Абдуллина

Руководитель направления методологии процессного управления Процессного офиса ПАО «АК БАРС» Банк

Доклад Зухры Абдуллиной на первой отраслевой кейс-конференции «Бизнес-процессы банка: оптимизация и инновации», прошедшей 16 февраля 2018.

Ключевые тезисы выступления:

Как рассчитать эффективность отдельных бизнес-процессов? Как оценить их влияние на конечную стоимость конкретных банковских продуктов? Спикер на живых примерах представляет пошаговый алгоритм расчета затрат на содержание бизнес-процессов и рассказывает о применении показателя «Стоимость содержания бизнес-процесса на единицу бизнес-продукта» в деятельности ПАО «АК БАРС».

ВИДЕОПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРОЕКТА

Процессный подход как одна из концепций управления сформировался в 1980-х гг. Согласно этому подходу организация рассматривается как совокупность процессов, деятельностью которой управляют через процессы. Ключевое понятие, которое использует процессный подход, — это «процесс». Согласно стандарту ISO 9001: «Процесс — это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, которые преобразуют входы в выходы». Основная идея процессного подхода — представить организацию как совокупность взаимосвязанных бизнес-процессов.

Любой бизнес-процесс, вне зависимости от того, в какой нотации он моделируется, имеет четыре основных компонента: вход, выход, ресурс и управляющее воздействие. В качестве входа могут быть использованы информационные или материальные ресурсы. Данные ресурсы могут предоставляться другими бизнес-процессами или внешней средой. Таким образом, можно говорить, что входной бизнес-продукт является результатом деятельности предшествующего бизнес-процесса.

В качестве управляющего воздействия могут быть рассмотрены регламентные документы, нормативы, приказы и прочие документы распорядительного характера. Все эти документы являются результатом работы «управляющих» бизнес-процессов. Например, регламентный документ является выходным бизнес-продуктом процесса по разработке методологии.

Еще один компонент процесса — ресурс – также является результатом бизнес-процессов, которые обеспечивают функционирование исследуемого процесса через предоставление ему необходимых ресурсов. Ресурсы могут быть трудовыми, информационными или материальными и в то же время они являются выходным бизнес-продуктом «обеспечивающего» бизнес-процесса. Ресурсы необходимы для преобразования входных продуктов в конечный результат процесса.

Основной компонент любого процесса — это выход. Выход — это бизнес-продукт, который получается в результате исполнения бизнес-процесса.

Бизнес-продукт и его стоимость

Бизнес-продукт — это результат бизнес-процесса. Процессный подход в теории позволяет рассчитать стоимость бизнес-продукта. Упрощенный способ расчета стоимости бизнес-продукта выглядит следующим образом: стоимость бизнес-продукта — это сумма стоимости содержания бизнес-процессов, стоимости выходных бизнес-продуктов и стоимости прочих ресурсов. Для того чтобы реализовать эти расчеты на практике, необходимы следующие условия:

  1. Процессы организации должны быть формализованы в виде карт процессов.
  2. Потоки информации документов должны быть отражены на картах процессов.
  3. Процессы должны быть определены в количественном выражении, т. е. должна быть информация о длительности выполнения каждого процесса и его результативности. Результативность процесса — это значение полученных/реализованных продуктов процесса (продукты и услуги) в денежном и/или количественном выражении. Это значение не учитывает незавершенные и бракованные бизнес-продукты (например, отклоненные кредитные заявки).
  4. Необходим инструмент, который позволит консолидировать информацию, обрабатывать и хранить полученные результаты.
  5. Должна быть определена методика сбора данных и расчета каждого из слагаемых, необходимых для расчета стоимости бизнес-продукта.

Ниже рассмотрена методика расчета стоимости содержания бизнес-процесса. Стоимость содержания бизнес-процессов — это совокупность затрат организации, понесенных на воспроизведение процесса за исследуемый период.

Алгоритм работ по расчету стоимости бизнес-процессов можно представить в виде следующих шагов:

  • определение бизнес-процесса;
  • сбор и обработка первичных данных по затратам;
  • расчет стоимости содержания бизнес-процесса;
  • формирование выводов о результатах расчета.

Рассмотрим каждый из них подробнее.

Определение бизнес-процесса

На данном этапе устанавливается область исследования: выявляется бизнес-процесс, который подлежит исследованию, фиксируются границы бизнес-процесса, а также задается период исследования. Фиксация границ процесса необходима для того, чтобы на начальном этапе установить перечень функций процесса, которые предстоит исследовать с позиции их стоимости. В качестве периода исследования могут быть выбраны такие интервалы времени, как месяц, квартал, полугодие и год. Также можно как проводить исследование за прошедшие периоды, так и построить модель расчета на перспективу, т. е. определить плановые значения стоимости содержания процесса.

Заключительным шагом по определению бизнес-процесса становится формирование перечня используемых ресурсов на процесс. В перечне ресурсов фиксируется информация:

  • о трудовых ресурсах, а именно о конкретных исполнителях функции процесса;
  • об используемых информационных системах для выполнения бизнес-процесса;
  • о специализированных затратах, которые характерны исключительно для данного процесса.

Сбор и обработка первичных данных по затратам

Для проведения дальнейших расчетов необходимы следующие данные:

  1. Информация о фонде оплаты труда (далее — ФОТ). Данные о ФОТ должны включать в себя выплачиваемую зарплату сотрудников, а также все отчисления, которые производит организация.
  2. Среднесписочная численность сотрудников (далее — ССЧ) организации. Эта информация необходима для того, чтобы пропорционально распределить общие затраты на весь персонал и получить данные о затратах в расчете на одного сотрудника.
  3. Стоимость рабочего места сотрудника. Это сумма всех административно-хозяйственных расходов, которые включают в себя стоимость ресурсов, потребляемых каждым сотрудником, и которые можно отнести к любому бизнес-процессу. Например, сюда можно отнести все коммунальные платежи, стоимость аренды, техники, рабочего стола сотрудника, стандартного программного обеспечения и пр. Полученную сумму необходимо разделить на ССЧ, в результате чего получим стоимость одного рабочего места сотрудника.
  4. Стоимость информационной системы (далее — ИС) в расчете на одного пользователя. Для расчета данного показателя необходимо собрать данные: стоимость внедрения информационной системы, эффективный срок эксплуатации, стоимость сопровождения информационной системы, количество активных пользователей. Для расчета стоимости информационной системы следует разделить стоимость внедрения на период эффективного использования, к полученному значению прибавить стоимость сопровождения и поделить полученную сумму на количество активных пользователей. Таким образом получаем стоимость информационной системы в расчете на одного пользователя.
  5. Информация о стоимости специализированных затрат. Необходимо получить информацию о стоимости единицы изделия в разрезе каждой специализированной затраты. Например, если исследуем бизнес-процесс «Кредитование», то в качестве специализированных затрат можно считать запрос в бюро кредитных историй. Для последующих расчетов будет необходима информация о стоимости одного запроса.
  6. Сведения о результатах процесса. В качестве сведений о результатах процесса используются данные о количественных результатах выполнения каждой из функций за исследуемый период, данные о нормативной и фактической трудоемкости процесса и данные о результативности процесса в целом за исследуемый период. Если в качестве исследуемого периода выбрана определенная перспектива, то вместо фактических значений нужно использовать плановые.
  7. Фонд рабочего времени (далее — ФРВ) за исследуемый период согласно производственному календарю с поправочным коэффициентом 0,9. Поправочный коэффициент служит для исключения времени на период отсутствия сотрудника на работе в период отпуска или больничного.

Расчет стоимости содержания бизнес-процесса

После того как собраны и обработаны первичные данные, получаем четыре категории затрат:

  • ФОТ сотрудников в разрезе должностей;
  • стоимость рабочего места;
  • стоимость ИС, по каждой системе в отдельности;
  • стоимость специализированных затрат (далее СЗ).

Формулу стоимости содержания бизнес-процесса можно представить следующим образом:

где  — стоимость функции процесса.

Для того чтобы рассчитать стоимость содержания бизнес-процессов, нам нужно перенести общую стоимость затрат по категориям на каждую функцию процесса.

Для этого необходимо рассчитать драйвер распределения ресурсов. Драйвер фактического распределения ресурсов (ДФРР) рассчитывается по следующей формуле:

Перенос общей стоимости затрат на функцию рассчитывается как произведение стоимости затрат на ДФРР. Таким образом, если драйвер составляет 0,5 и стоимость затрат равна 100 тыс. руб., то это означает, что 50% от общей стоимости ресурса, а именно 50 тыс. руб., переносится на функцию процесса.

Исключение составляет перенос стоимости специализированных затрат. В этом случае затраты переносятся напрямую на функцию процесса исходя из фактического количества выполнений за исследуемый период:

Если по объективным причинам получить информацию о количестве выполнений функции или о фактической трудоемкости не удалось, то может быть использована экспертная оценка общей трудоемкости функций за исследуемый период. Вместо драйвера фактического распределения ресурсов может быть использован драйвер экспертного распределения ресурсов (далее — ДЭРР). То есть если в результате экспертной оценки будет выявлено, что трудовые затраты на функцию за исследуемый период составляют 20% от общего фонда рабочего времени, то ДЭРР будет иметь значение 0,2.

Также если в рамках исследуемого бизнес-процесса в качестве исполнителей функции указаны сотрудники подразделения, которые не задействованы в других бизнес-процессах, то можно не выполнять сбор данных о фактической трудоемкости, а считать, что трудовые ресурсы подразделения целиком переносятся на процесс, т. е. ДЭРР будет равен 1.

После того как перенесены общие затраты через драйвер на каждую функцию процесса, сумма полученных значений окажется равна стоимости содержания бизнес-процесса.

Формирование выводов о результатах расчета

Само по себе значение стоимости содержания бизнес-процесса является констатацией факта о затратах на процесс за исследуемый период. Чтобы оценить адекватность данных затрат, необходимо применить метод сравнения.

В качестве базы сравнения предлагается использовать значение стоимости одного производственного цикла процесса в идеальной модели. Под идеальной моделью в настоящей методике расчета подразумевается стоимость одной итерации бизнес-процесса при условии, что каждый из этапов выполняется один раз без ошибок и корректировок в установленные нормативные сроки. Принцип расчета стоимости идеальной модели аналогичен, за исключением того, что вместо ДФРР используется «драйвер идеальной модели» (далее — ДИМ), который рассчитывается по формуле:

Чтобы сравнить стоимость содержания бизнес-процессов и стоимость идеальной модели, необходимо привести их к одному знаменателю. Для этого нужно поделить стоимость содержания бизнес-процесса на его результативность. В результате будет получено значение стоимости содержание бизнес-процесса на единицу бизнес-продукта. При этом полученное значение будет содержать в себе затраты на бракованные изделия и на работу с превышением нормативов.

Сравнивая значения стоимости содержания бизнес-процесса на единицу бизнес-продукта и стоимости идеальной модели в расчете на один цикл, можно установить, насколько текущее состояние процесса далеко от идеальной среды. Графически влияние данных значений показаны на рис. 1.

Рис. 1. График сравнения значений идеальной и действующей модели работы процесса

Значение стоимости идеальной модели в расчете на один цикл в большинстве случаев недостижимо. Главная причина в том, что любые оптимизационные изменения в процессе влияют как на стоимость содержания бизнес-процесса на единицу бизнес-продукта, так и на стоимость в рамках идеальной модели. Идеальная модель по определению практически недостижима. Однако ценность данного показателя в том, что он позволяет увидеть, насколько текущий порядок работы далек от идеального, а также при наличии данных рынка — выяснить конкурентоспособность организации.

Анализ значения показателя «Стоимость бизнес-процесса на единицу бизнес-продукта» в динамике отражает эффективность использования ресурсов по процессу. Снижение его значения и приближение к идеальной модели свидетельствует об эффективности использования ресурсов в процессе.

На значение «Стоимость содержания бизнес-процесса на единицу бизнес-продукта» влияют:

  • результативность процесса;
  • стоимость содержания бизнес-процесса.

Зависимость значения «Стоимость бизнес-процесса на единицу бизнес-продукта» от изменения результативности процесса и стоимости его содержания представлена в таблице ниже:

Зависимость значения «Стоимость бизнес-процесса на единицу бизнес-продукта» от изменения результативности процесса и стоимости его содержания
Стоимость бизнес-процесса на единицу бизнес-продукта Стоимость содержания бизнес-процесса Соотношение Результативность процесса
<*
>
Без изменений
Без изменений
Без изменений =
=
<
>
Без изменений
Без изменений
* Темп роста результативности превышает темп роста расходов.

Практическая значимость предлагаемой методики

Использование данной методики поможет определить процессы, на которые в первую очередь необходимо направить ресурсы для повышения их эффективности. Методика позволит усовершенствовать систему ценообразования, а также даст возможность оценить эффективность действующих бизнес-процессов организации.

С помощью методики решаются следующие задачи:

  • оценка эффективности использования ресурсов по процессу исходя из его результативности через показатель «Стоимость содержания бизнес-процесса на единицу бизнес-продукта»;
  • анализ целесообразности применения аутсорсинга в процессах банка;
  • анализ целесообразности выделения ресурсов и расчет плановой стоимости бизнес-процесса на единицу бизнес-продукта.

Методика позволит оценить эффект от внедрения инициатив по оптимизации процесса в стоимостном выражении. Также с ее помощью можно увеличить степень заинтересованности в повышении эффективности за счет управления не только результативностью процесса, но и стоимостью его содержания.


ПАО «АК БАРС» Банк — российский акционерный коммерческий банк. Головной офис расположен в Казани. На начало 2018 года «АК БАРС» Банк обслуживает более 3,1 млн частных лиц и свыше 67 тысяч корпоративных клиентов. Филиальная сеть на 1 марта 2018 года — 5 филиалов в крупных городах России, 142 дополнительных офиса, 22 операционные кассы, 88 операционных офисов.


Рекомендуемые материалы по тематике